Kennst Du das? Du willst abends eigentlich nur noch Feierabend machen, aber die offenen Lieferantenrechnungen stapeln sich. Es liegt bereits ein harter Tag auf der Baustelle hinter dir, aber es müssen noch drei Überweisungen raus, bevor die Skonto-Frist verstreicht. Also wieder ins Online-Banking, IBAN abtippen, Verwendungszweck raussuchen, bestätigen. Bei einer Rechnung kein Drama. Bei zwanzig frisst das ordentlich Zeit, die Dir woanders fehlt.
Genau hier setzt die neue Erweiterung von ToolTime Pay an. Sie übernimmt ab sofort den manuellen Überweisungsauftrag für Dich. So werden Eingangsrechnungen fast von allein bezahlt.
Kurzer Rückblick: Was ist ToolTime Pay?
Bevor wir auf ToolTime Pays neue Funktionen eingehen, kurz zur Einordnung: ToolTime Pay ist das erste digitale Zahlungssystem speziell für Handwerksbetriebe und kann innerhalb von ToolTime zusätzlich aktiviert werden. Mit ToolTime Pay können Deine Kunden per Karte, Apple Pay oder klassischer Überweisung zahlen und die Zahlung wird automatisch der passenden Rechnung zugeordnet. Kein Abgleich von Kontoauszügen mehr, keine übersehenen offenen Posten. Auch das Mahnwesen läuft automatisch. So können Deine Kunden leichter bezahlen und du kommst schneller an Dein Geld.
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Bisher lief das Ganze in eine Richtung: Kundengelder kommen rein und werden auf Dein Geschäftskonto ausgezahlt. Die neuen Funktionen erweitern das Prinzip: Du kannst jetzt das Guthaben aus den Zahlungseingängen nutzen, um direkt Deine Lieferantenrechnungen zu bezahlen. Aus einem reinen Zahlungseingangs-Tool wird damit ein Werkzeug, das beide Zahlungsrichtungen für Dich abdeckt.
Das ist neu: Deine Vorteile im Überblick
- Zeitersparnis: Kein manuelles Eintippen von IBAN und Verwendungszweck mehr.
- Kein Verpassen von Zahlungsfristen: Du kannst Zahlungen automatisch kurz vor dem Fälligkeits- oder Skonto-Datum ausführen lassen.
- Alles an einem Ort: Eingehende Zahlungen, Auszahlungen und jetzt auch ausgehende Lieferantenzahlungen findest Du gebündelt in einer Übersicht.
- Sicherheit inklusive: Jede Zahlung musst Du per App kurz bestätigen – niemand kann in Deinem Namen Geld überweisen, ohne dass Du das aktiv freigibst.
So funktioniert's
Bevor Du die erste Zahlung auslösen kannst, richtest Du die Funktion einmalig ein. Danach läuft jede weitere Zahlung in wenigen Klicks.
Einmalig einrichten
- Mindestguthaben festlegen: Unter Einstellungen → ToolTime Pay legst Du fest, wie viel Guthaben nach jeder Auszahlung auf Deinem Konto verbleiben soll. Standardmäßig steht hier 0 €, dann wird täglich Dein komplettes Guthaben ausgezahlt – für Lieferantenzahlungen bräuchtest Du also einen Betrag darüber
- Mobilgerät verknüpfen: Jede Zahlung muss über ein Smartphone freigegeben werden. Öffne dazu die ToolTime-App, tippe auf „Konto" und dann auf „Gerät verknüpfen".
Sobald Dein Guthaben über 0 € liegt und ein Gerät verknüpft ist, steht Dir für jede Lieferantenrechnung die Option zur Verfügung, mit ToolTime Pay zu bezahlen.
Eine Rechnung bezahlen
- Rechnung öffnen: Du öffnest eine hochgeladene Lieferantenrechnung in ToolTime und klickst oben rechts auf die Zahloption.
- „Mit ToolTime Pay bezahlen" wählen: Statt selbst zu überweisen, nutzt Du Dein ToolTime Pay Guthaben.
- Zeitpunkt festlegen: Du entscheidest, ob die Zahlung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt wird.
- Details prüfen und freigeben: Auf dem Bildschirm erscheint „Warte auf Freigabe". In der ToolTime App prüfst Du Zahlungsbetrag, Empfänger, IBAN, Verwendungszweck und Ausführungsdatum und tippst auf „Zahlung freigeben" – fertig, kein separater Überweisungsauftrag nötig.
Sofort oder terminiert zahlen
Guthaben und Zahlungen im Überblick
Damit überhaupt Geld für Zahlungen zur Verfügung steht, solltest Du ein Mindestguthaben festlegen. Das geht unter Einstellungen → ToolTime Pay: Dort bestimmst Du, wie viel Guthaben nach jeder Auszahlung auf Deinem ToolTime Pay-Konto verbleiben soll, statt dass automatisch alles täglich ausgezahlt wird. So ist immer etwas Puffer für anstehende Lieferantenzahlungen vorhanden.
Passend zur neuen Funktion gibt es außerdem eine neue Übersicht unter Zahlungen in der Navigation. Oben siehst Du auf einen Blick Dein verfügbares Guthaben und die Summe aller geplanten Zahlungen, per Filter lässt sich die Ansicht nach Zeitraum und Zahlungstyp eingrenzen. Darunter findest Du drei Reiter:
- Alle: eingehende Kundenzahlungen, ausgehende Lieferantenzahlungen und Auszahlungen auf Dein Konto – chronologisch und filterbar.
- Aktion erforderlich: eingehende Zahlungen, die noch keiner Rechnung zugeordnet wurden.
- Geplante Zahlungen: alle terminierten Zahlungen mit Ausführungsdatum, Lieferantenname und Betrag.
Diese Übersicht steht übrigens allen ToolTime Pay Kunden zur Verfügung – auch wenn die neue Zahlungsfunktion bei Dir noch nicht aktiv ist.
Sicherheit
Verständlicherweise stellt sich beim Thema Zahlungsabwicklung schnell die Frage: Ist das sicher? Kurz gesagt: ja, und zwar auf mehreren Ebenen gleichzeitig, ohne dass Du selbst etwas dafür tun musst.
- Jede IBAN aus einer Rechnung wird vor der Zahlung automatisch mit dem hinterlegten Kontoinhaber abgeglichen. Stimmen Name und Konto nicht überein, wird die Zahlung erst einmal gestoppt und geprüft – ein wichtiger Schutz vor manipulierten Rechnungen.
- Vor jeder Freigabe siehst Du in der App alle Zahlungsdetails – Betrag, Empfänger, IBAN, Verwendungszweck und Ausführungsdatum – und kannst sie in Ruhe prüfen, bevor Du bestätigst.
- Jede einzelne Zahlung – ob sofort oder terminiert – musst Du per App auf Deinem registrierten Smartphone bestätigen. Ohne diese Bestätigung passiert nichts.
- Solltest Du einmal Dein Passwort zurücksetzen, werden Zahlungsfreigaben für 24 Stunden automatisch gesperrt, und der Hauptnutzer erhält eine Benachrichtigung auf sein vertrautes Gerät. Das schützt vor Missbrauch, falls einmal ein E-Mail-Postfach kompromittiert sein sollte.
- Nur Personen mit ausdrücklicher Zahlungsberechtigung sehen diese Option überhaupt – Du entscheidest, wer im Betrieb Zahlungen freigeben darf.
Fazit
Offene Lieferantenrechnungen von Hand zu überweisen, kostet Zeit und birgt das Risiko, Fristen und Skonto-Termine zu verpassen. Mit seiner neuen Funktionserweiterung übernimmt ToolTime Pay diesen Schritt für Dich: Du öffnest eine Rechnung, entscheidest Dich für sofort oder ein Wunschdatum, bestätigst kurz per App – erledigt. Dein Guthaben bleibt jederzeit sichtbar und was übrig bleibt, wird wie gewohnt täglich ausgezahlt. Ein kleiner Klick, der im Handwerksalltag spürbar Zeit spart.
Diese Erweiterung von ToolTime Pay ist ein weiterer Baustein auf dem Weg, den ToolTime seit der Einführung des Zahlungssystems verfolgt: Handwerksbetrieben so viel Büroarbeit wie möglich abzunehmen, damit mehr Zeit fürs Kerngeschäft bleibt. Erst wurde der Zahlungseingang automatisiert, jetzt folgt die ausgehende Seite. Wer ohnehin schon mit ToolTime Angebote und Rechnungen schreibt, die Baustellenplanung organisiert oder die Zeiterfassung per App erledigt, kann damit einen weiteren manuellen Schritt aus dem Büroalltag streichen – ganz ohne technisches Vorwissen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wer kann die neue Funktion nutzen?
Was passiert, wenn mein Guthaben für eine geplante Zahlung nicht reicht?
Kann ich mein Guthaben manuell aufladen?
Ist die Bestätigung jeder Zahlung wirklich nötig?
Sehen alle Mitarbeitenden diese Funktion?
