Berlin, 29. September 2026 – Die Handwerkersoftware ToolTime stellt mit Echo ein neues digitales Werkzeug für die Baustelle vor. Automatisierung sorgt damit ab sofort auch im Außendienst für mehr Effizienz. Die KI-basierte App vereinfacht den Dokumentationsprozess im Handwerk grundlegend. So wandelt Echo Spracheingaben in über 30 Sprachen sowie Fotos in strukturierte und fachlich präzise Arbeitsberichte um, wahlweise auf Deutsch oder Englisch. Damit adressiert das Unternehmen zentrale Branchenprobleme wie Sprachbarrieren, wachsende Bürokratie und Dokumentationslücken.
Sprechen, speichern, fertig.
Lückenlose Arbeitsdokumentation ist im Handwerk Grundlage für Abrechnung, Nachweis gegenüber Kunden und Teil einer stetig wachsenden Bürokratielast. Im Alltag scheitert sie jedoch oft an der Form, denn handschriftliche Formulare sind umständlich und kosten Zeit, die auf der Baustelle fehlt. Berichte entstehen daher häufig erst nach Feierabend aus dem Gedächtnis oder müssen im Büro mühsam entziffert und abgetippt werden.
Mit Echo setzt ToolTime auf den „Voice-first“-Ansatz”: Arbeitsschritte, technische Details und Materialien sprechen Handwerker während der Ausführung ein, ohne das Werkzeug aus der Hand legen zu müssen, Fotos ergänzen die Dokumentation. Anders als reine Spracherkennung versteht die KI die Inhalte im Kontext, erkennt Gedankensprünge oder unvollständige Aussagen und erstellt daraus automatisch einen professionellen Bericht mit Leistungsbeschreibungen, Materialübersicht und Fotos inklusive Bildunterschriften. Der fertige Bericht lässt sich dann prüfen, falls notwendig anpassen und vom Kunden direkt auf dem Display unterschreiben.
Mammadali Hasanov, Geschäftsführer des Berliner SHK-Betriebs HSK-Service hat Echo bereits getestet:
„Mit Papier zu dokumentieren ist einfach nervig: Du bist beim Kunden im dritten Stock und musst noch mal runter ins Auto, Formulare holen. Dann musst du alles per Hand ausfüllen und später im Büro versteht keiner die Mitschriften. Genau deshalb ist die App so eine super Sache!“
Über 30 Sprachen, ein Standard
Neben dem Zettelchaos kämpfen viele Handwerksbetriebe mit Sprachbarrieren, denn internationale Teams sind im Handwerk längst Alltag. Obwohl das Handwerk händeringend nach Nachwuchs und Fachpersonal sucht, finden viele qualifizierte Kräfte keinen Weg in die Betriebe. Hindernis ist dabei selten die fachliche Qualifikation, sondern zu oft die fehlende Anerkennung von Abschlüssen sowie geringe Deutschkenntnisse. Echo setzt hier als digitales Inklusions-Werkzeug an: Die App verarbeitet Spracheingaben aus mehr als 30 Sprachen zu einwandfreien, deutschen oder englischen Arbeitsberichten. So dokumentieren alle Mitarbeitenden in ihrer gewohnten Sprache, während im Büro ausnahmslos präzise Dokumentation ankommt. Das nimmt Teams die Scheu vor dem Formularwesen, baut Kommunikationshürden ab und macht das Handwerk zugänglicher für dringend benötigte Fachkräfte.
„Niemand wird Handwerker, um abends am Küchentisch Formulare auszufüllen – erst recht nicht in einer Fremdsprache“, betont Marcel Mansfeld, CEO von ToolTime. „Internationale Fachkräfte leisten auf der Baustelle hervorragende Arbeit und dürfen nicht am deutschen Papierkram scheitern. Echo wird hier zum digitalen Kollegen, der Sprachbarrieren auflöst und allen im Team die gleiche Chance gibt, schnell und sauber zu dokumentieren. Das entlastet vor Ort, schafft Klarheit im Büro und macht einen Beruf attraktiver, in dem jede Hand gebraucht wird.“
Lückenloser Prozess vom Angebot bis zur Rechnung
Neben der Entlastung auf der Baustelle schließt Echo auch die Lücke zwischen Außeneinsatz und Büro. Grundlage sind die Auftragsdaten, die im Büro bereits angelegt wurden. Mitarbeitende im Außendienst haben so alles griffbereit: die Termine des Tages, noch offene Dokumentationen, die Kontaktdaten des Kunden und die Navigation zum Einsatzort. Bereits kalkulierte Leistungspositionen übernimmt Echo automatisch in den Berichtsentwurf. Weichen kalkulierte Leistungspositionen oder Materialverbrauch vor Ort ab, lassen sich die Angaben manuell oder per erneuter Spracheingabe automatisch anpassen oder ergänzen.
Aus allen Eingaben generiert Echo anschließend den Arbeitsbericht. Nach Prüfung, Kundenunterschrift und digitaler Freigabe wird dieser mit der Webanwendung von ToolTime synchronisiert. Für das Büro bedeutet das sofortige Transparenz: Erfasste Arbeiten, verbaute Materialien und Fotos liegen unmittelbar vor und stehen somit direkt für die Rechnungsstellung bereit. Weil alle Schritte nahtlos ineinandergreifen, entfallen Informationsverluste, manuelle Nacherfassung und Rückfragen. Durchgängige digitale Prozesse wie diese schützen Betriebe zudem vor ungewollten Umsatzverlusten, denn dank lückenloser Nachweise bleibt keine erbrachte Leistung mehr unberechnet.
KI als Werkzeug gegen steigenden Bürokratiedruck
Mit der Veröffentlichung von Echo löst ToolTime sein Versprechen ein, administrative Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Handwerksbetrieben schrittweise zu automatisieren. Erst im Sommer hatte das Unternehmen im Rahmen seiner langfristigen KI-Strategie mit dem ToolTime Assistant einen KI-Telefonassistenten für das Büro eingeführt. Mit Echo erreicht die Entlastung nun auch die Baustelle. Dabei bleibt das Berliner Softwareunternehmen einem Grundsatz treu: Gute Software drängt sich nicht in den Vordergrund, sondern funktioniert wie ein Werkzeug, das man im Alltag kaum bemerkt. Übernimmt sie komplexe Aufgaben geräuschlos im Hintergrund, verringert das den bürokratischen Druck und schafft genau die Kapazitäten, die Handwerksbetriebe so dringend benötigen.
Echo ist ab sofort im App Store und bei Google Play für die gesamte EU sowie die Ukraine verfügbar. Weitere Informationen finden Sie hier.
Über ToolTime
Die Handwerkersoftware ToolTime wurde 2019 in Berlin gegründet, um Handwerkern den Arbeitsalltag zu erleichtern. Das eingesetzte Werkzeug: eine cloudbasierte Software, mit der administrative Abläufe digitalisiert und in einem zentralen Betriebssystem abgebildet werden. Das setzt nicht nur der Zettelwirtschaft ein Ende, sondern lässt sämtliche betriebliche Abläufe effizienter erledigen. So deckt ToolTime wichtige Funktionen wie Arbeitszeiterfassung, Terminplanung, Baustellendokumentation oder das Erstellen von Angebot und Rechnung mit wenigen Klicks ab. 2026 erweiterte ToolTime die Software mit KI-gestützten Funktionen, um wiederkehrende Aufgaben in Handwerksbetrieben Schritt für Schritt zu automatisieren.
