Anpacken statt Abheben: ToolTime erweitert Software um einen KI-Telefonassistenten

Berlin, 23. Juli 2026 – Die Handwerkersoftware ToolTime erweitert ihr Produkt um eine digitale Unterstützung fürs Büro: Mit dem ToolTime Assistant führt das Unternehmen einen KI-basierten Telefonassistenten ein, der speziell auf die Abläufe im Handwerk abgestimmt ist. Der Assistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, erfasst die Anliegen der Kunden strukturiert und überträgt die Daten direkt in die Software. Handwerksbetriebe können ihre Erreichbarkeit so auch ohne zusätzliches Büropersonal verbessern und die Zeit, die bislang in die manuelle Sichtung, Einordnung und Nachbearbeitung von Anrufen floss, für andere Aufgaben nutzen.

Die Ausgangslage: Viel Zeit für Anrufe, die keinen Auftrag bringen‍

Im Alltag von Handwerksbetrieben sorgt das Telefon häufig für Unterbrechungen. Wer auf der Baustelle oder beim Kunden vor Ort ist, kann viele Anrufe nicht direkt entgegennehmen. Potenzielle Aufträge gehen verloren und nach Feierabend müssen Mailboxen abgehört, Kundendaten manuell notiert oder ins System eingepflegt werden. Auch die direkte Annahme von Anrufen ist nicht immer effizient: Neben echten Kundenanfragen gehen regelmäßig Werbeanrufe oder Anfragen zu fachfremden Leistungen ein. Die manuelle Qualifizierung und das Herausfiltern relevanter Anfragen binden damit viel administrative Zeit im Büro.

„Das Telefon ist für viele Betriebe ein ständiger Spagat zwischen Baustelle und Büro. Entweder leidet die Produktivität vor Ort oder man verpasst wichtige Anrufe“, erklärt Marcel Mansfeld, CEO von ToolTime. „Niemand sollte sich zwischen Kundenzufriedenheit und zukünftigem Umsatz entscheiden müssen.“

So funktioniert der ToolTime Assistant

Der neue ToolTime Assistant ist ein KI-basierter Telefonassistent und Teil des digitalen Betriebssystems der Software. Er lässt sich direkt in den ToolTime-Einstellungen aktivieren, ohne dass eine zusätzliche Anwendung nötig ist. Vor dem ersten Einsatz legen Betriebe anhand von wenigen Klicks grundlegende Einstellungen fest: Sie richten zunächst eine unkomplizierte Rufumleitung zum ToolTime Assistant ein, wodurch die bisherige Telefonnummer für Endkunden unverändert bleibt. Außerdem wählen Betriebe eine Stimme für den Assistenten, hinterlegen Öffnungszeiten, eine Notfallnummer, ihr Gewerk und bis zu acht individuelle Fragen, an denen sich der Telefonassistent orientiert.

Ist der ToolTime Assistant aktiv, übernimmt er eingehende Anrufe und erfasst Anliegen, Adresse und Dringlichkeit. Aus den erfassten Daten lassen sich mit wenigen Klicks neue Kundendatensätze anlegen oder Anrufe bestehenden Projekten zuordnen. Zusätzlich gleicht der Assistant die Telefonnummer des Anrufers in Echtzeit mit der ToolTime-Kundendatenbank ab und ordnet bereits bekannte Kunden automatisch der passenden Kundenakte zu. Äußert ein Anrufer ein akutes Problem – etwa einen Rohrbruch – erkennt die KI dies anhand des Gesprächsinhalts und leitet den Anruf direkt an die hinterlegte Notfallnummer weiter. 

Für jedes Gespräch lässt sich optional das vollständige Transkript einsehen. Im Arbeitsalltag praktischer ist jedoch die kompakte Zusammenfassung, die die Software automatisch erstellt. Betriebe sehen dabei auf einen Blick, welche Anfragen zu einem Auftrag führen können und priorisieren ihre Rückrufe entsprechend. Kennzahlen wie Gesamtzahl der Anrufe, Anrufdauer, Notfälle und Neukunden sind zudem im zeitlichen Verlauf im Dashboard einsehbar – so starten Betriebe den nächsten Tag mit einer vorsortierten Übersicht offener Anfragen statt mit einer vollen Mailbox.

Wie sich das auf den Arbeitsalltag auswirkt, beschreibt Sharon Waldmann von Kais Autark Energie GmbH, die den Telefonassistenten bereits getestet hat:

„Der ToolTime Assistant ist eine echte Arbeitserleichterung im Büro, weil man seine eigentliche Arbeit einfach weiterführen kann. Manche Telefonate mit Kunden dauern ja gut und gerne eine halbe Stunde. Das ist eine richtig starke Sache, die ToolTime da auf die Beine gestellt hat.“

Schrittweise Automatisierung als Werkzeug

Nach ersten kleineren KI-Anwendungen wie dem automatischen Auslesen von Eingangsrechnungen markiert der Launch des ToolTime Assistant nun den nächsten großen Meilenstein einer langfristigen KI-Strategie des Berliner Software-Unternehmens. Auf Basis der digitalen Infrastruktur, die das Unternehmen in den vergangenen Jahren für Betriebe aufgebaut hat, werden nun administrative Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Handwerksbetriebs schrittweise automatisiert. Weitere KI-Anwendungen sind für dieses Jahr geplant.

„KI im Handwerk bedeutet für uns die Befreiung von repetitiven Büroaufgaben“, so Mansfeld. „Der ToolTime Assistant ist erst der Anfang – wir haben in den kommenden Jahren noch einiges vor. Am Ende zählt für uns nicht die Technologie, sondern der Unterschied, den sie im Alltag macht: Aufgaben, die Handwerksbetriebe bislang viel Zeit gekostet haben, laufen jetzt automatisch mit.”

Weitere Informationen zum ToolTime Assistant finden Sie hier.

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Über ToolTime

Die Handwerkersoftware ToolTime wurde 2019 in Berlin gegründet, um Handwerkern den Arbeitsalltag zu erleichtern. Das eingesetzte Werkzeug: eine cloudbasierte Software, mit der administrative Abläufe digitalisiert und in einem zentralen Betriebssystem abgebildet werden. Das setzt nicht nur der Zettelwirtschaft ein Ende, sondern lässt sämtliche betriebliche Abläufe effizienter erledigen. So deckt ToolTime wichtige Funktionen wie Arbeitszeiterfassung, Terminplanung, Baustellendokumentation oder das Erstellen von Angebot und Rechnung mit wenigen Klicks ab. 2026 erweiterte ToolTime die Software mit KI-gestützten Funktionen, um wiederkehrende Aufgaben in Handwerksbetrieben Schritt für Schritt zu automatisieren.