GATEC Gesellschaft für Gasanlageninstallation mbH

Seit über 35 Jahren ist die GATEC Gesellschaft für Gasanlageninstallation mbH aus Berlin Meisterbetrieb für Heizung, Sanitär und Gas – von der Badsanierung bis zur modernen Klimalösung. Seit 2025 ergänzt GATEC sein Angebot zusätzlich um Elektroinstallationen und deckt damit vom Neubau bis zur Wärmepumpe ein breites Leistungsspektrum ab, für Privatkunden ebenso wie für Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen. Bei einem Team von über 20 Mitarbeitenden und diesem Umfang an Aufträgen war klar: Die täglichen Abläufe brauchten ein System, das digital und cloudbasiert funktioniert.

Halb Papier, halb digital

Vor ToolTime arbeitete das Team bei GATEC nur zum Teil digital:

„50 % manuell auf Papier und 50 % digital.“

Eine Umstellung mit Anlaufzeit

Nach 35 Jahren mit Papier und einem Team dieser Größe verlief die Umstellung nicht ohne Herausforderungen:

„Am Anfang war es etwas schwierig, da sich alle Mitarbeiter vollständig auf die digitale Arbeitsweise umstellen mussten.“

Struktur für ein wachsendes Auftragsvolumen

Mit über 20 Mitarbeitenden im Einsatz für Privatkunden, Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen laufen bei GATEC täglich viele Termine, Aufträge und Rechnungen parallel. Genau hier setzt der Betrieb heute auf ToolTime: Termine werden vereinbart, Angebote auf Basis von Vorlagen erstellt und Rechnungen direkt daraus abgeleitet. Am deutlichsten verbessert hat sich seither die Abwicklung dieser Prozesse insgesamt – von der Terminvereinbarung über die Arbeitsberichte der Techniker bis zur Rechnungsstellung gemäß Angebot.

Zeitersparnis durch die Public API

Ein besonderer Gewinn wird für GATEC in Zukunft die neue Public API von ToolTime sein, über die sich verschiedene Abläufe direkt anbinden lassen:

„Die Public API ist genau das, was wir gebraucht haben. Im Alltag wird sie uns vor allem bei E-Mails und beim Anlegen von Projekten bis zu 80 % Zeit sparen.“

Auch für kleinere Betriebe empfohlen

Weiterempfehlen würde GATEC ToolTime auf jeden Fall:

„Ja, für kleine Unternehmen ist es völlig ausreichend und äußerst benutzerfreundlich konzipiert.“