Die E-Rechnung wird Pflicht und bleibt mit ToolTime so einfach wie Deine gewohnte Rechnung. Du verschickst sie als ZUGFeRD oder XRechnung direkt an Deine Kunden und empfängst E-Rechnungen von Lieferanten am selben Ort. So bist Du bereit für 2027 und 2028.
Mehr als 20.000 Handwerker vertrauen auf ToolTime
Du schreibst Deine Rechnung wie gewohnt. Mit einem Klick wird daraus eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung.
Die E-Rechnung geht direkt aus ToolTime per E-Mail an Deinen Kunden. Ohne Umweg über ein zweites Programm.
E-Rechnungen von Lieferanten empfängst Du als Belege in ToolTime. Sie werden ausgelesen und sicher abgelegt.
Du schreibst Deine Rechnung wie immer und wählst, ob sie als E-Rechnung rausgeht: als ZUGFeRD – ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten – für Geschäftskunden oder als XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Das Format legst Du pro Rechnung fest oder einmal als Standard für Dein Konto oder einzelne Firmenkunden. Privatkunden bekommen weiter ein PDF.
Das klappt für alle Rechnungsarten, den Arbeitsschein schickst Du als Anhang mit. Vor dem Fertigstellen prüft ToolTime die Angaben und zeigt Dir, was noch fehlt.
Ist die Rechnung fertig, verschickst Du sie direkt per E-Mail aus ToolTime, ohne Export und ohne zweites Programm. Dein Kunde bekommt ein PDF, das er wie gewohnt lesen kann, und die angehängte E-Rechnung als XML-Datei. So kann seine Buchhaltung die Daten direkt weiterverarbeiten.
Nach dem Versand behältst Du den Überblick: In ToolTime siehst Du auf einen Blick, welche Rechnungen offen, bezahlt oder überfällig sind. Und mit ToolTime Pay wird Deine Rechnung schneller bezahlt.
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, zum Beispiel vom Großhandel. Mit dem automatischen Belegeingang richtest Du Dir dafür eine eigene Beleg-E-Mail-Adresse ein. Alles, was Deine Lieferanten dorthin schicken, landet direkt unter „Ausgaben“ in ToolTime. Kein Hochladen, kein Abtippen.
Die KI-Belegerkennung von ToolTime liest Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdaten aus und erkennt auch Rabatte, Zuschläge und die Mehrwertsteuer. Das funktioniert mit E-Rechnungen genauso wie mit PDFs, Fotos von Papierbelegen oder Kassenbons. Bekannte Lieferanten werden automatisch zugeordnet, neue legst Du mit einem Klick an.
Über die DATEV-Schnittstelle von ToolTime übergibst Du Deine Ausgangsrechnungen und Deine Ausgaben mit einem Klick an Deine Steuerberatung. So sparst Du Dir manuelle Exporte und doppelte Dateneingaben.
E-Rechnungen empfangen müssen alle Betriebe schon seit dem 1. Januar 2025. Ab wann Du sie selbst schreiben musst, hängt von Deinem Gesamtumsatz im Jahr 2026 ab. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland, Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Ab wann gilt die Pflicht für Dich?
Gesamtumsatz 2026
645.000 €
Deine E-Rechnungspflicht startet am
1. Januar 2028
Du musst E-Rechnungen an Geschäftskunden ab dem 1. Januar 2028 ausstellen. Bis dahin darfst Du weiter Papierrechnungen schicken oder PDFs, wenn Dein Kunde zustimmt.
Mit ToolTime vorbereitet
ZUGFeRD, XRechnung, PDF – viele Betriebe wissen nicht, welches Format sie für welchen Kunden brauchen. In ToolTime legst Du einmal fest, welches Format für Deine Geschäftskunden gilt. Privatkunden bekommen automatisch ein normales PDF.
Wer Rechnungen in Word oder Excel schreibt, braucht für E-Rechnungen ein weiteres Programm und tippt Daten doppelt ab. Mit ToolTime schreibst Du Angebote und Rechnungen in einer Software und verschickst sie direkt als E-Rechnung, ohne Aufpreis.
Eine XRechnung ist eine reine Datendatei, die man ohne passende Software kaum lesen kann. ToolTime liest E-Rechnungen von Lieferanten aus, zeigt Dir die Daten an und legt die Rechnung sicher ab.
Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250€ und Kleinunternehmer nach §19 UStG. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können.
Gut zu wissen: Auch Hausverwaltungen und Vermieter zählen als Geschäftskunden. Rechnungen an sie fallen also unter die Pflicht.
Stand: Oktober 2026. Die Angaben dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine steuerliche Beratung.
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Dir, wie Du E-Rechnungen erstellst, versendest und empfängst. Und wir beantworten Deine Fragen zur Umstellung.
Statt eines separaten E-Rechnungs-Tools nutzt Du eine Handwerkersoftware, in der Angebot, Rechnung, Zahlung und Planung zusammenhängen. So tippst Du nichts doppelt ab.
Stell Deine Rechnungen jetzt auf E-Rechnung um, ganz ohne zusätzliches Tool. Wir zeigen Dir in einer kostenlosen Demo, wie es geht.
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