Was kostet Buchhaltung für Handwerksbetriebe? Der transparente Kostenvergleich 2025

Du hast gerade Deinen Handwerksbetrieb gegründet oder bist bereits einige Jahre dabei und stellst Dir die Frage: Was kostet mich die Buchhaltung eigentlich wirklich? Steuerberater für 120 Euro im Monat? Software für 15 Euro? Oder doch lieber alles selbst machen und "nur" Zeit investieren?

Die Antwort ist komplexer als gedacht. Denn die offensichtlichen Kosten sind nur die Spitze des Eisbergs.

Das Problem: Versteckte Kosten und falsche Vergleiche

Viele Handwerksbetriebe treffen ihre Entscheidung auf Basis der monatlichen Gebühren. Ein klassischer Fehler:

• Der Steuerberater sagt: "80 Euro pro Monat" – verschweigt aber die Zusatzkosten für Jahresabschlüsse, Sonderleistungen und Nachfragen
• Die Software wirbt mit "ab 7,90 Euro" – aber die Funktionen, die Du wirklich brauchst, kosten 40-80 Euro
• Selbst machen erscheint kostenlos – bis Du merkst, dass Du 10-15 Stunden pro Monat verlierst, die Du auf der Baustelle verdienen könntest

Was Du in diesem Artikel erfährst

Wir rechnen heute gemeinsam durch, was Buchhaltung wirklich kostet – transparent, ehrlich und mit konkreten Zahlen:

Detaillierte Kostenaufstellung für alle gängigen Modelle (Steuerberater, Buchhaltungsbüro, Software, Kombination)
Break-Even-Berechnungen: Ab wann lohnt sich welches Modell?
Versteckte Kosten aufgedeckt: Was in den Werbeprospekten nicht steht
Praxisbeispiele für drei typische Betriebsgrößen: 40.000 €, 100.000 € und 250.000 € Jahresumsatz
ROI-Kalkulation für die ToolTime-Lexware-Kombination
Kosten-Kalkulator-Logik: Finde Dein optimales Modell

Am Ende weißt Du genau, welches Buchhaltungsmodell für Deinen Betrieb nicht nur am günstigsten, sondern auch am effizientesten ist.

Die 4 Buchhaltungsmodelle im Überblick

Bevor wir in die Details gehen, schauen wir uns die vier grundsätzlichen Optionen an:

Modell 1: Vollservice beim Steuerberater

Was bekommst Du?

• Komplette Buchführung (Du lieferst nur Belege)
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Jahresabschluss (EÜR oder Bilanz)
• Steuererklärungen
• Strategische Beratung

Für wen geeignet?

• Betriebe mit >150.000 € Umsatz
• Bilanzierungspflichtige Unternehmen (GmbH, UG)
• Inhaber ohne Zeit oder Interesse für Buchhaltung

Modell 2: Buchhaltungsbüro (ohne Steuerberater)

Was bekommst Du?

• Laufende Buchführung
• Oftmals keine Steuererklärung (kein Steuerberater)
• Meist günstiger als Steuerberater

Für wen geeignet?

• Betriebe, die Buchführung auslagern wollen, aber Steuererklärung selbst machen
• Seltener gewählt im Handwerk

Modell 3a: Reine Buchhaltungssoftware (komplett selbst)

Was bekommst Du?

• Nur Finanzbuchhaltung (Belege erfassen, Konten verwalten, EÜR)
• GoBD-konforme Archivierung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung

Für wen geeignet?

• Sehr kleine Betriebe (<30.000 € Umsatz)
• Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter
• Als Ergänzung zu einer anderen Software

Modell 3b: Komplettlösungen (Handwerkersoftware mit Buchhaltung)

Was bekommst Du?

• Vollständige Betriebssoftware (Projekte, Zeiterfassung, Rechnungen, Material)
• Integrierte Finanzbuchhaltung
• Mobile Apps für Baustelleneinsatz
• GoBD-konforme Archivierung

Für wen geeignet?

• Betriebe ab 40.000 € Umsatz
• 1+ Mitarbeiter
• Handwerker, die alle Prozesse digitalisieren wollen

Modell 4: Hybrid-Modell (Software + Steuerberater)

Was bekommst Du?

• Laufende Buchhaltung machst Du selbst mit Software
• Steuerberater übernimmt nur Steuererklärung & strategische Beratung

Für wen geeignet?

• Die meisten Handwerksbetriebe zwischen 40.000 € und 250.000 € Umsatz
• Inhaber, die Kontrolle behalten wollen, aber Expertise für Steuern brauchen

Modell 1: Vollservice Steuerberater – Die echten Kosten

Die offizielle Preisstruktur

Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab. Die Kosten richten sich nach Deinem Jahresumsatz und der Komplexität:

Die Gesamtrechnung: Ein Beispiel

Elektriker Müller, 100.000 € Jahresumsatz, EÜR:

Monatliche Kosten:

• Buchhaltung: 150 € × 12 Monate = 1.800 €

Jährliche Kosten:

• EÜR-Erstellung: 750 €
• Umsatzsteuererklärung: 350 €
• Einkommensteuererklärung: 850 €
• Jahresgesamtkosten: 3.750 €

Zusätzliche versteckte Kosten:

• Rückfragen/Sondertermine: 150-200 €/Jahr
• Mahnwesen (falls beauftragt): 50-100 €/Jahr
• Porto, Telefon, Kopien: 30-50 €/Jahr

Realistische Gesamtkosten: 4.000-4.200 €/Jahr oder 335-350 €/Monat

Versteckte Kosten beim Steuerberater

Was viele nicht wissen:

1. Beleg-Chaos kostet extra: Unsortierte Belege? Steuerberater können Zuschläge von 20-30% berechnen
2. Nachträgliche Korrekturen: Vergessene Belege nachreichen = Aufpreis
3. Liquiditätsproblem: Meist Zahlung im Voraus oder bei Leistung, große Nachzahlungen für Jahresabschluss
4. Abhängigkeit: Bei Wechsel können Datenübergabe-Gebühren anfallen (100-300 €)
5. Wartezeiten: Antworten auf Fragen manchmal erst nach Tagen, bei Auftragsspitzen auch Wochen

Wann lohnt sich der Vollservice?

Lohnt sich, wenn:

• Jahresumsatz >150.000 €
• Bilanzierungspflicht (GmbH, UG, oder über Schwellenwert)
• Komplexe Steuersituation (Immobilien, Beteiligungen, mehrere Einkommensarten)
• Null Zeit und null Interesse an Buchhaltung

Lohnt sich NICHT, wenn:

• Jahresumsatz <80.000 €
• EÜR ausreichend
• Du grundlegende Buchhaltung verstehst und Zeit hast
• Budget knapp ist

Modell 2: Buchhaltungsbüro – Der Mittelweg?

Kostenstruktur

Buchhaltungsbüros (ohne Steuerberater-Zulassung) sind meist 30-40% günstiger:

Das Problem: Eingeschränkte Leistungen

• Keine Steuererklärung: Buchhaltungsbüros dürfen das rechtlich nicht (nur Steuerberater)
• Keine rechtssichere Beratung: Bei Steuerfragen nicht haftbar
• Du brauchst trotzdem einen Steuerberater für die Steuererklärung (zusätzlich 800-1.500 €/Jahr)

Realistische Gesamtkosten

Beispiel: 100.000 € Jahresumsatz:

• Buchhaltungsbüro: 110 € × 12 = 1.320 €
• Steuerberater (nur Steuererklärung): 1.200 €
• Gesamt: 2.520 €/Jahr oder 210 €/Monat

Warum das Modell selten gewählt wird

Im Handwerk ist dieses Modell selten, weil:

1. Du koordinierst zwei Dienstleister (mehr Aufwand)
2. Kostenersparnis oft nur 20-30% gegenüber Vollservice
3. Schnittstelle zwischen Buchhaltungsbüro und Steuerberater kann zu Fehlern führen
4. Moderne Software ist mittlerweile günstiger und flexibler

Modell 3: Buchhaltungssoftware – Komplett selbst gemacht

Wichtiger Hinweis: Hier gibt es zwei grundverschiedene Kategorien, die oft fälschlicherweise miteinander verglichen werden:

Modell 3a: Reine Buchhaltungssoftware (ohne Handwerks-Features)

Was bekommst Du?

• Nur Finanzbuchhaltung (Belege erfassen, Konten verwalten)
• EÜR-Erstellung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• GoBD-konforme Archivierung
• KEINE Projektmanagement-Funktionen
• KEINE Zeiterfassung für Mitarbeiter
• KEINE mobile Baustellendokumentation

Die Kostenstruktur:

Für wen geeignet?

• Sehr kleine Betriebe mit einfacher Buchhaltung
• Wenn Du bereits eine andere Software für Rechnungen/Projekte nutzt
• Nur als Ergänzung zu einer Handwerkersoftware

Die Kostenkalkulation:

Beispiel: Nur Lexware Office (Mittlerer Tarif):

Direkte Kosten:

• Software: 12,90 €/Monat = 155 €/Jahr

Zeitaufwand pro Monat:

• Belege erfassen & kategorisieren: 2-3 Stunden
• Konten abgleichen: 1 Stunde
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: 0,5 Stunden
• Kontrolle & Korrekturen: 0,5 Stunden
• Gesamt: 4-5 Stunden/Monat = 48-60 Stunden/Jahr

Zeitkosten (bei 45 € Stundensatz):

• 54 Stunden × 45 € = 2.430 €/Jahr

Tatsächliche Gesamtkosten: 2.585 €/Jahr

Problem: Du brauchst zusätzlich noch eine Lösung für Rechnungen, Angebote und Projektmanagement (Excel? Word? → Zeitaufwand!)

Modell 3b: Komplettlösungen (Handwerkersoftware MIT integrierter Buchhaltung)

Der entscheidende Unterschied: Diese Lösungen sind vollständige Betriebssoftware für Handwerker – mit Buchhaltung als einem von vielen Modulen.

Was bekommst Du zusätzlich zur Buchhaltung?

• Projektmanagement (Aufträge planen & verfolgen)
• Zeiterfassung für Mitarbeiter (mobil auf der Baustelle)
• Angebote & Rechnungen erstellen (mit Fotos, Unterschriften)
• Materialverwaltung & Lagerverwaltung
• Mobile Apps für unterwegs
• Dokumentation (Baustellenfotos, Abnahmeprotokolle)
• Finanzbuchhaltung integriert
• EÜR-Erstellung automatisch

Die Kostenstruktur:

Wichtig zu verstehen: Diese Lösungen kosten mehr als reine Buchhaltungssoftware, weil sie viel mehr leisten. Der Vergleich "ToolTime (87 €) vs. Lexware (13 €)" ist wie "Kompletter Werkzeugkoffer vs. nur ein Schraubenzieher".

Die Kostenkalkulation – der faire Vergleich:

Beispiel: Schreinermeister mit 2 Mitarbeitern, 45 € Stundensatz

Option A: Reine Buchhaltungssoftware (Lexware) + manuelle Prozesse

• Lexware: 155 €/Jahr
• Zeit für Buchhaltung: 54 Std. × 45 € = 2.430 €
• Zeit für Rechnungen in Word: 24 Std. × 45 € = 1.080 €
• Zeit für Projektplanung in Excel: 36 Std. × 45 € = 1.620 €
• Gesamt: 5.285 €/Jahr

Option B: Komplettlösung (ToolTime + Lexware)

• Software: 1.104 €/Jahr (87-92 € × 12)
• Zeit für Buchhaltung: 30 Std. × 45 € = 1.350 € (Automatisierung durch Integration!)
• Zeit für Rechnungen: 8 Std. × 45 € = 360 € (ToolTime erstellt automatisch)
• Zeit für Projektplanung: 12 Std. × 45 € = 540 € (ToolTime-App auf Baustelle)
• Gesamt: 3.353 €/Jahr

Ersparnis durch Komplettlösung: 1.932 €/Jahr!

Der Mehrwert ist offensichtlich:

• Schnellere Rechnungsstellung (Fotos direkt von der Baustelle)
• Keine Doppeleingaben (Rechnung → automatisch in Buchhaltung)
• Besserer Überblick über alle Projekte
• Mitarbeiter können Zeiten mobil erfassen
• Professionellerer Auftritt bei Kunden

Wann lohnt sich welches Modell?

Reine Buchhaltungssoftware (Modell 3a) lohnt sich, wenn:

• Jahresumsatz <30.000 €
• Keine Mitarbeiter
• Sehr wenige Projekte (<10/Monat)
• Du nutzt bereits eine andere Software für Aufträge/Rechnungen

Komplettlösung (Modell 3b) lohnt sich, wenn:

• Jahresumsatz >40.000 €
• 1+ Mitarbeiter (Zeiterfassung wird wichtig!)
• 15+ Projekte/Aufträge pro Monat
• Du willst alle Prozesse in einem System
• Professioneller Auftritt wichtig ist

Beide lohnen sich NICHT, wenn:

• Sehr komplexe Buchhaltung (GmbH, Bilanzierung) → Besser: Steuerberater
• Du hasst Software und Technik → Besser: Steuerberater

Modell 4: Hybrid – Die goldene Mitte für die meisten Handwerker

Das Beste aus beiden Welten

Das Hybrid-Modell kombiniert:

• Du machst: Laufende Buchhaltung mit Software (Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Konten abgleichen)
• Steuerberater macht: Steuererklärung, strategische Beratung, schwierige Fragen

Kostenstruktur

Software-Kosten:

• ToolTime + Lexware: 87-92 €/Monat = 1.044-1.104 €/Jahr

Steuerberater-Kosten (reduziert):

• Nur Steuererklärung: 800-1.400 €/Jahr (je nach Umsatz)
• Optional: 1-2 Beratungstermine/Jahr: 200-400 €

Gesamtkosten: 2.044-2.904 €/Jahr oder 170-242 €/Monat

Zeitaufwand

Mit moderner Software deutlich weniger als beim reinen DIY-Modell: Zeitaufwand reduziert um 40-50%

Realistischer Zeitaufwand:

• Laufende Buchhaltung: 2-3 Stunden/Monat (statt 5-7 Stunden)
• Steuererklärung: 0 Stunden (macht Steuerberater)
• Gesamt: 24-36 Stunden/Jahr (statt 70-90 Stunden)

Die Kostenkalkulation

Beispiel: 100.000 € Jahresumsatz:

Direkte Kosten:

• Software: 1.100 €/Jahr
• Steuerberater (nur Steuern): 1.100 €/Jahr
• Gesamt: 2.200 €/Jahr

Zeitkosten:

• 30 Stunden × 45 € = 1.350 €

Tatsächliche Gesamtkosten: 3.550 €/Jahr oder 296 €/Monat

Ersparnis gegenüber Vollservice-Steuerberater: 450-650 €/Jahr
Ersparnis gegenüber reinem DIY: 700 €/Jahr + deutlich weniger Stress

Warum das Hybrid-Modell für die meisten ideal ist

Vorteile:

1. Kosteneffizienz: 20-30% günstiger als Vollservice
2. Zeitersparnis: 40-50 Stunden/Jahr gespart gegenüber reinem DIY
3. Expertise wo nötig: Steuerberater macht die komplexen Dinge
4. Kontrolle wo wichtig: Du behältst Überblick über Finanzen
5. Moderne Tools: ToolTime + Lexware sind speziell für Handwerk gemacht
6. Automatisierung: Integration spart massiv Zeit

Nachteile:

• Du brauchst 2-3 Stunden/Monat Zeit
• Kleine Lernkurve am Anfang (ca. 3-5 Stunden Einarbeitung)
• Du musst Dich mit Buchhaltungs-Basics auskennen

Die perfekte Zielgruppe für Hybrid

• Jahresumsatz: 40.000 € - 250.000 €
• Einzelunternehmer oder GbR mit EÜR
• 20-80 Rechnungen pro Monat
• Bereit, 2-3 Stunden/Monat zu investieren
• Wunsch nach Kontrolle, aber nicht nach Steuer-Komplexität

ToolTime + Lexware: Die Lösung für Handwerksbetriebe

Warum diese Kombination perfekt fürs Handwerk ist

Die meisten Buchhaltungssoftware-Lösungen sind nicht für Handwerker gemacht. Sie denken in "Verkauf von Produkten", nicht in "Projekte mit Material, Arbeitszeit und Dokumentation".

ToolTime deckt ab, was Du im Alltag brauchst und bereitest die Buchhaltung vor:

• Projekte & Aufträge verwalten
• Zeiten & Material erfassen (mobil auf der Baustelle)
• Angebote & Rechnungen erstellen
• Ausgaben verwalten
• GoBD-konforme Archivierung
• Direkte DATEV-Anbindung für Belege
• Dokumentation mit Fotos & Unterschriften

Lexware Office übernimmt die Buchhaltung dahinter:

• EÜR automatisch erstellen
• Jahresabschluss
• Umsatzsteuer-Voranmeldung per Klick
• Lohnabrechnung

Die Integration verbindet beide nahtlos.

Preis-Transparenz: Was kostet ToolTime + Lexware?

ToolTime Preise 2025

Wichtig: Lexware-Integration gibt es ab TEAM-Tarif (79 €).

Lexware Office Preise 2025

Für die meisten Handwerker: Tarif M (12,90 €) ist völlig ausreichend.

Die Kostenrechnung: ToolTime + Lexware vs. Steuerberater

Ersparnis pro Jahr: 1.000-2.500 €

ROI-Beispiel: So rechnet sich die Investition

Szenario: Elektrikermeister mit 100.000 € Jahresumsatz, 40 Rechnungen/Monat

Vorher: Vollservice Steuerberater

• Monatliche Kosten: 160 €
• Jahresabschluss: 750 €
• Steuererklärung: 850 €
• Gesamt: 3.520 €/Jahr

Nachher: ToolTime + Lexware + Steuerberater (nur Steuern)

• ToolTime: 948 € (79 € × 12)
• Lexware: 155 € (12,90 € × 12)
• Steuerberater (reduziert): 1.000 €
• Gesamt: 2.103 €/Jahr

Jährliche Ersparnis: 1.417 €

Zusätzliche Vorteile (unbezahlbar):

• Echtzeit-Überblick über Finanzen (Liquiditätsplanung!)
• Keine Wartezeiten auf Steuerberater
• Professionelleres Auftreten bei Kunden (digitale Rechnungen mit Fotos)
• Weniger Stress (keine Belegsammlungen am Jahresende)
• Mobile Erfassung auf der Baustelle

Versteckte Kosten? Nein, im Gegenteil!

Transparenz-Bonus bei ToolTime + Lexware:

Keine zusätzlichen Kosten für:

• Integration (inklusive ab TEAM-Tarif)
• Updates & neue Funktionen
• E-Rechnungs-Funktion (ZUGFeRD)
• Mobile Apps (iOS & Android)
• Support (E-Mail & Telefon)
• Unbegrenzte Anzahl Kunden
• Unbegrenzte Rechnungen (bei Lexware M/L)

Einmalig beim Start (optional):

• Onboarding-Workshop: Kostenlos (30 Min. mit Support-Team)
• Datenimport von alter Software: Kostenlos

klick. Klick.
Job erledigt.

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Praxisbeispiele: Welches Modell passt zu Dir?

Beispiel 1: Gründer mit 40.000 € Jahresumsatz

Situation:

• Thomas, 32, frisch gegründet als Fliesenleger
• 15-20 Aufträge pro Monat
• Einzelunternehmer, EÜR
• Budget knapp, aber Zeit vorhanden

Vergleich der Modelle:

Empfehlung für Thomas: Hybrid-Modell

Warum:

• Als Gründer profitiert er von Steuerberater-Beratung (Abschreibungen, Investitionsabzugsbetrag, etc.)
• ToolTime spart ihm Zeit bei Rechnungsstellung (professioneller Auftritt)
• 2.100 € sind verkraftbar, deutlich günstiger als Vollservice
• Er behält Überblick über seine Finanzen (wichtig in kritischer Gründungsphase)

Thomas' Rechnung:

• Ersparnis vs. Vollservice: 900-1.400 €/Jahr
• Zeitgewinn vs. reines DIY: 20-40 Stunden → kann er für Akquise nutzen
• ROI: Bei 1 zusätzlichem Auftrag/Monat (durch gewonnene Zeit) ist alles bezahlt

Beispiel 2: Etablierter Betrieb mit 100.000 € Jahresumsatz

Situation:

• Martina, 45, Malermeisterin mit 3 Gesellen
• 40-50 Aufträge pro Monat
• GbR, EÜR
• Zeit ist Mangelware, Fokus auf Wachstum

Vergleich der Modelle:

Empfehlung für Martina: Hybrid-Modell mit Delegations-Bonus

Warum:

• Bei 3 Gesellen braucht sie ToolTime ohnehin (Projektmanagement, Zeiterfassung für Mitarbeiter)
• Mit Lexware-Integration läuft Buchhaltung fast automatisch
• Sie kann 1-2 Stunden/Woche an Bürokraft delegieren (Belege erfassen)
• Steuerberater übernimmt die komplexen Dinge

Martinas Rechnung:

• Ersparnis vs. Vollservice: 1.200-1.700 €/Jahr
• Wenn sie die 35 Std. für Akquise nutzt: 3-5 Zusatzaufträge = 3.000-5.000 € Mehrumsatz
• ROI: 300-400% im ersten Jahr

Zusatz-Tipp für Martina:

"Ich habe eine Teilzeit-Bürokraft (10 Std./Woche, 15 €/Std.). Sie erfasst die Belege in Lexware und kümmert sich um offene Rechnungen. Mit der ToolTime-Lexware-Integration dauert das nur noch 5 Stunden/Monat (statt früher 12 Stunden mit Excel). Das sind 84 Stunden/Jahr = 1.260 € Ersparnis allein bei den Bürokosten!"

Beispiel 3: Größerer Betrieb mit 250.000 € Jahresumsatz

Situation:

• Stefan, 52, SHK-Meister mit 8 Mitarbeitern
• 80-100 Aufträge pro Monat
• GmbH, bilanzierungspflichtig
• Professionelle Strukturen gewünscht

Vergleich der Modelle:

Empfehlung für Stefan: Vollservice Steuerberater + ToolTime für Operations

Warum:

• Als GmbH ist er bilanzierungspflichtig → zu komplex für Selbermachen
• Bei 100 Aufträgen/Monat lohnt sich die Zeit nicht
• ABER: ToolTime trotzdem sinnvoll für Projektmanagement und Rechnungsstellung

Stefans Setup:

• ToolTime (MAX-Tarif für 8 Mitarbeiter): 139 €/Monat = 1.668 €/Jahr
• Vollservice Steuerberater: 6.200 €/Jahr
• Gesamt: 7.868 €/Jahr

Warum das trotzdem smart ist:

• ToolTime optimiert seine operativen Prozesse (Zeiterfassung, Projektmanagement)
• Steuerberater bekommt saubere Daten von ToolTime (weniger Rückfragen, schnellere Abschlüsse)
• Stefan spart keine Buchhaltungskosten, aber 10-15 Stunden/Monat bei Projektmanagement = 120-180 Stunden/Jahr
• Bei 60 €/Std.: 7.200-10.800 € Zeitwert

Stefans Fazit:

"Die Buchhaltung macht komplett mein Steuerberater – das ist bei unserer Größe auch richtig so. Aber ToolTime hat unsere Abläufe revolutioniert. Früher haben wir Stunden mit Angebotsschreiben und Projektverfolgung verbracht. Heute läuft alles digital, meine Jungs erfassen ihre Zeiten auf der Baustelle, Rechnungen gehen automatisch raus. Das ist Gold wert."

Break-Even-Analyse: Ab wann lohnt sich was?

Die Umsatz-Schwellenwerte

Basierend auf unseren Berechnungen ergeben sich diese Faustregeln:

Die Zeitwert-Formel

Nutze diese Formel, um Dein optimales Modell zu finden:

Dein Stundensatz = (Jahresumsatz × 0,3) / 1.600 Arbeitsstunden

Beispiel: 100.000 € Umsatz → (100.000 × 0,3) / 1.600 = 18,75 € (Netto-Stundensatz nach Kosten)

Realistische Stundensätze Handwerk:

• Gründer/Einzelkämpfer: 25-40 €/Std.
• Etablierte Betriebe: 40-60 €/Std.
• Premium-Anbieter: 60-80 €/Std.

Break-Even-Rechnung:

Wenn Zeitersparnis × Dein Stundensatz > Mehrkosten des bequemeren Modells, dann lohnt sich das teurere Modell.

Beispiel:

• Vollservice Steuerberater: 4.000 €/Jahr
• Hybrid (ToolTime + Lexware): 2.500 €/Jahr
• Mehrkosten Vollservice: 1.500 €
• Zeitersparnis Vollservice: 30 Stunden/Jahr
• Break-Even-Stundensatz: 50 €/Std.

→ Wenn Dein Stundensatz >50 € ist, lohnt sich Vollservice
→ Wenn Dein Stundensatz <50 € ist, lohnt sich Hybrid

Die versteckte Variable: Stress & Fehlerkosten

Was in keiner Kalkulation steht, aber real ist:

Kosten von Buchhaltungsfehlern:

• Vergessene Rechnung: Zahlungsausfall = 500-5.000 € Verlust
• Fehlende Umsatzsteuer-Voranmeldung: 10% Verspätungszuschlag = 200-2.000 €
• Falsche Kategorisierung bei Betriebsprüfung: Geschätzte Steuernachzahlung = 2.000-20.000 €
• Verpasste Abschreibungsmöglichkeiten: 500-3.000 € mehr Steuern pro Jahr

Wert von professionellen Systemen:

• Software (GoBD-konform): Fehlerquote < 1%
• Steuerberater: Haftung bei Fehlern, Expertise verhindert teure Fehler

Fazit: Ein gutes System amortisiert sich oft schon durch die Vermeidung eines einzigen größeren Fehlers.

Versteckte Kosten: Was niemand auf den Werbeprospekten sagt

Versteckte Kosten beim Steuerberater

Versteckte Kosten bei Software

Die ToolTime + Lexware Transparenz

Warum bei dieser Kombi weniger versteckte Kosten:

1. Klare Tarifstruktur: Was drin ist, ist drin. Keine "ab-Preise" mit Sternchen
2. Integration inklusive: Keine Extra-Kosten für API oder Schnittstellen
3. Support inklusive: E-Mail & Telefon ohne Zusatzgebühren
4. Alle Updates inklusive: Neue Funktionen automatisch verfügbar
5. Keine Vertragsfallen: Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit

Einzige potenzielle Mehrkosten:

• ToolTime MAX statt TEAM nötig (wenn >5 Mitarbeiter): +60 €/Monat
• Lexware L statt M nötig (wenn >150 Belege/Monat): +12 €/Monat

Der Kosten-Kalkulator: Finde Dein optimales Modell

Schritt 1: Deine Kennzahlen

Beantworte diese Fragen:

1. Jahresumsatz: _____ €
2. Anzahl Rechnungen pro Monat: _____
3. Anzahl Mitarbeiter: _____
4. Rechtsform: Einzelunternehmer / GbR / GmbH-UG
5. Buchhaltungsart: EÜR / Bilanz
6. Dein Stundensatz (geschätzt): _____ €
7. Zeit pro Woche für Büroarbeit verfügbar: _____ Stunden
8. Technik-Affinität: Hoch / Mittel / Niedrig
9. Priorität: Günstigster Preis / Beste Zeit-Ersparnis / Maximale Sicherheit

Schritt 2: Auswertung

Empfehlung für VOLLSERVICE STEUERBERATER, wenn:

• Jahresumsatz > 150.000 € ODER
• Bilanzierungspflicht (GmbH, UG) ODER
• <2 Stunden/Woche für Büroarbeit verfügbar ODER
• Technik-Affinität niedrig

Empfehlung für HYBRID (ToolTime + Lexware + Steuerberater), wenn:

• Jahresumsatz 40.000-150.000 € UND
• EÜR (nicht bilanzierungspflichtig) UND
• 2-4 Stunden/Woche für Büroarbeit verfügbar UND
• Technik-Affinität mittel oder hoch

Empfehlung für REINE BUCHHALTUNGSSOFTWARE (3a, ohne Steuerberater), wenn:

• Jahresumsatz < 30.000 € UND
• Keine Mitarbeiter UND
• <10 Projekte/Monat UND
• Du nutzt bereits andere Tools für Rechnungen/Projekte UND
• Budget sehr knapp

Empfehlung für KOMPLETTLÖSUNG (3b, ohne Steuerberater), wenn:

• Jahresumsatz 40.000-100.000 € UND
• Du willst alle Prozesse digitalisieren UND
• Technik-Affinität hoch UND
• Du fühlst Dich sicher bei Steuerfragen

Schritt 3: Kostenschätzung für Dein Modell

Vollservice Steuerberater:

• Basis: Jahresumsatz × 0,035 = _____ €/Jahr
• Plus Jahresabschluss: 500-1.500 € (je nach EÜR/Bilanz)
• Geschätzte Gesamtkosten: _____ €/Jahr

Hybrid (ToolTime + Lexware + Steuerberater):

• ToolTime: 948 €/Jahr (TEAM-Tarif)
• Lexware: 155 €/Jahr (M-Tarif)
• Steuerberater (nur Steuern): 900-1.400 €
• Geschätzte Gesamtkosten: 2.000-2.500 €/Jahr

Reine Buchhaltungssoftware (3a):

• Lexware Office M: 155 €/Jahr
• Steuerberater: 0 € (selbst mit ELSTER)
• Geschätzte Gesamtkosten: 155 €/Jahr (+ hohe Zeitkosten! + Du brauchst noch Tools für Rechnungen/Projekte!)

Komplettlösung (3b):

• ToolTime + Lexware: 1.044-1.104 €/Jahr
• Steuerberater: 0 € (selbst mit ELSTER)
• Geschätzte Gesamtkosten: 1.044-1.104 €/Jahr (+ moderate Zeitkosten, aber alle Prozesse abgedeckt!)

Fazit: Die Kostenfrage ist auch eine Strategiefrage

Was wir gelernt haben

1. Nicht nur auf die Monatsgebühr schauen: Versteckte Kosten und Zeitaufwand sind oft höher als die offensichtlichen Preise
2. Reine Buchhaltungssoftware (3a) vs. Komplettlösungen (3b) richtig vergleichen: Lexware (13 €) macht nur Buchhaltung, ToolTime + Lexware (87 €) managt Deinen ganzen Betrieb
3. Hybrid ist für 70% der Handwerksbetriebe optimal: Beste Balance aus Kosten, Zeit und Expertise
4. ToolTime + Lexware + Steuerberater = 1.000-2.500 € Ersparnis pro Jahr gegenüber Vollservice-Steuerberater
5. Zeit ist Geld: Jede Stunde Buchhaltung ist eine Stunde weniger für Dein Kerngeschäft
6. Moderne Komplettlösungen sind keine Kostenstelle, sondern eine Investition: ROI liegt meist bei 200-400% im ersten Jahr

Die 3 wichtigsten Empfehlungen

Empfehlung 1: Für Gründer & kleine Betriebe (< 80.000 € Umsatz)

Starte mit ToolTime + Lexware + Steuerberater (nur Steuern)

• Volle Kontrolle über Deine Finanzen
• Professioneller Auftritt mit digitalen Rechnungen
• Steuerberater hilft bei den schwierigen Dingen
• Kostet Dich nur 2.000-2.200 €/Jahr

Nächster Schritt:
ToolTime 14 Tage kostenlos testen (keine Kreditkarte nötig)
Lexware Office 30 Tage kostenlos testen

Empfehlung 2: Für etablierte Betriebe (80.000-150.000 € Umsatz)

Bleib beim Hybrid-Modell, optimiere die Prozesse

• ToolTime für Operations (Zeiterfassung, Projekte, Rechnungen)
• Lexware für Buchhaltung (automatisch durch Integration)
• Steuerberater für Steuern & Strategie
• Optional: Teilzeit-Bürokraft für Belegerfassung

Kosten: 2.500-3.500 €/Jahr
Zeitaufwand: 2-3 Stunden/Monat (oder delegiert)

Nächster Schritt:
Kostenlose Beratung buchen: Ist Deine Buchhaltung 2025-ready?

Empfehlung 3: Für größere Betriebe (> 150.000 € Umsatz)

Vollservice Steuerberater + ToolTime für Operations

• Steuerberater macht komplette Buchhaltung
• ToolTime optimiert Deine operativen Prozesse
• Du fokussierst Dich auf Wachstum

Kosten: 6.000-8.000 €/Jahr
Zeitaufwand: 2-5 Stunden/Jahr (nur Jahresgespräche)

Häufige Fragen zu Buchhaltungskosten

Frage 1: Kann ich als Gründer nicht einfach alles mit Excel machen?

Antwort: Theoretisch ja, aber:

• Nicht GoBD-konform (bei Betriebsprüfung große Probleme)
• Kein automatisches Backup (Datenverlust = Katastrophe)
• Keine Archivierung (Aufbewahrungspflicht 10 Jahre!)
• Extrem zeitaufwändig (15-20 Std./Monat)
• Hohe Fehlerquote (Formeln, Tippfehler)

Moderne Software wie Lexware kostet 7,90 €/Monat – das ist weniger als ein Döner pro Woche. Das Risiko von Excel lohnt sich nicht.

Frage 2: Sind 79 € für ToolTime nicht viel für einen kleinen Betrieb?

Antwort: Rechnen wir es durch:

ToolTime TEAM (79 €/Monat) spart Dir:

• Rechnungsstellung: 2 Std./Monat (früher mit Word/Excel: 4 Std.)
• Angebotserstellung: 1,5 Std./Monat
• Projektorganisation: 2 Std./Monat
• Gesamt: 5,5 Stunden/Monat = 66 Stunden/Jahr

Bei 30 €/Std. Zeitwert = 1.980 € Gegenwert
ToolTime kostet: 948 €/Jahr

ROI: 109% – Du bekommst für jeden investierten Euro 2,09 € zurück.

Frage 3: Brauche ich wirklich beides – ToolTime UND Lexware?

Antwort: Kommt drauf an:

Nur ToolTime reicht, wenn:

• Du einen Vollservice-Steuerberater hast, der Deine Rechnungen in seine eigene Software überträgt
• Du <10 Rechnungen/Monat hast und EÜR mit Excel machst (nicht empfohlen)

ToolTime + Lexware ist nötig, wenn:

• Du die Buchhaltung selbst machen willst (GoBD-konform!)
• Du keine doppelte Dateneingabe willst (Integration!)
• Du EÜR automatisch erstellen lassen willst

Die Kombi lohnt sich ab 15 Rechnungen/Monat.

Frage 4: Was ist günstiger – Steuerberater vor Ort oder Online-Steuerberater?

Antwort:

Empfehlung: Wenn Du mit digitalen Tools arbeitest (ToolTime + Lexware), ist ein Online-Steuerberater oft günstiger (30-40%) und schneller. Wichtig: Achte auf Handwerks-Erfahrung!

Frage 5: Ab wann lohnt sich eine Bürokraft statt Software?

Antwort: Faustregel: Ab 200.000 € Jahresumsatz oder 100+ Rechnungen/Monat.

Kostenvergleich:

• Teilzeit-Bürokraft (20 Std./Woche, 15 €/Std.): 1.200 €/Monat = 14.400 €/Jahr
• ToolTime + Lexware: 1.100 €/Jahr

ABER: Mit ToolTime + Lexware kann eine Bürokraft deutlich mehr schaffen (durch Automatisierung). Optimale Kombi:

• Software für Automatisierung
• Bürokraft für Restaufgaben (Telefon, Kundenservice, Mahnwesen)

Break-Even: Ab 80 Rechnungen/Monat lohnt sich Bürokraft + Software.

Frage 6: Was kostet ein Steuerberater-Wechsel?

Antwort: Typische Kosten:

• Datenübernahme durch neuen Steuerberater: 200-500 €
• Datenaufbereitung durch alten Steuerberater: 100-300 € (nicht immer)
• Zeitaufwand für Einarbeitung neuer Steuerberater: 2-4 Stunden

Mit ToolTime + Lexware: Wechsel ist deutlich einfacher, da alle Daten digital vorliegen (DATEV-Export). Kostet meist nur 100-200 €.

Frage 7: Kann ich Buchhaltungssoftware steuerlich absetzen?

Antwort: Ja, zu 100%!

• ToolTime: Vollständig absetzbar als Betriebsausgabe
• Lexware: Vollständig absetzbar
• Steuerberater: Vollständig absetzbar

Steuerersparnis bei 30% Steuersatz:

• ToolTime + Lexware (1.103 €) → 331 € Steuerersparnis
• Effektive Kosten: 772 €/Jahr oder 64 €/Monat

Frage 8: Lohnt sich Buchhaltungssoftware auch für Kleingewerbe (unter 22.000 € Umsatz)?

Antwort: Ja, aber andere Gewichtung:

Kleinunternehmer (§ 19 UStG, keine Umsatzsteuer):

• Buchhaltung ist einfacher (keine USt-Voranmeldung)
• ToolTime + Lexware Basic (7,90 €) = 57 €/Monat reicht aus
• Zeitersparnis: 2-3 Std./Monat
• Lohnt sich ab 10 Rechnungen/Monat

Steuerberater oft nicht nötig: Steuererklärung kannst Du mit ELSTER selbst machen (oder einmal jährlich Beratung für 200 €).

Frage 9: Was passiert bei Betriebsprüfung – reicht Software oder brauche ich Steuerberater?

Antwort: Kommt drauf an:

GoBD-konforme Software (wie ToolTime):

• Rechtlich ausreichend
• Alle Belege archiviert und nachvollziehbar
• Automatische Protokolle

Steuerberater:

• Kann bei Prüfung dabei sein
• Argumentiert mit Finanzamt
• Kennt Tricks & Gestaltungsmöglichkeiten

Deine nächsten Schritte: So startest Du heute noch

In den nächsten 24 Stunden: Kostenlose Tests starten

Schritt 1: ToolTime testen (7 Tage kostenlos)

1. Gehe zu tooltime.de/kostenlos-testen
2. Registriere Dich (E-Mail + Passwort, keine Kreditkarte!)
3. Wähle TEAM-Tarif (Lexware-Integration inklusive)
4. Lege Dein erstes Projekt an
5. Erstelle eine Test-Rechnung

Zeitaufwand: 15 Minuten

Schritt 2: Lexware Office testen (30 Tage kostenlos)

1. Gehe zu lexware.de/office/test
2. Registriere Dich
3. Wähle Tarif M (12,90 €, aber 30 Tage gratis)
4. Verbinde Dein Bankkonto (automatischer Import)
5. Sieh Dir die Oberfläche an

Zeitaufwand: 15 Minuten

Schritt 3: Integration einrichten (15 Minuten)

1. In Lexware: Einstellungen → Schnittstellen → ToolTime auswählen → API-Schlüssel generieren
2. In ToolTime: Einstellungen → Integrationen → Lexware → API-Schlüssel eingeben
3. Testrechnung in ToolTime erstellen
4. Prüfen, ob sie in Lexware erscheint

Zeitaufwand: 15 Minuten

Nach 45 Minuten: Du hast ein funktionstüchtiges System, das 1.000-2.000 € pro Jahr sparen kann!

In der nächsten Woche: Entscheidung treffen

Checkliste: Ist ToolTime + Lexware das Richtige für mich?

• Ich habe beide Tools getestet
• Die Integration funktioniert
• Ich habe 5-10 Testrechnungen erstellt
• Die Zeitersparnis ist spürbar
• Mein Steuerberater kann mit DATEV-Export arbeiten (oder ich finde einen, der es kann)
• Das Budget (87-92 €/Monat) passt

Wenn Du 4+ Punkte abhaken kannst: Go for it!

Alternative: Kostenlose Erstberatung buchen

Unsicher? Buche ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch mit unserem Buchhaltungs-Experten:

Kostenlose Beratung buchen: Welches Modell passt zu mir?

Im Gespräch:

• Wir analysieren Deine Situation (Umsatz, Rechnungen, Rechtsform)
• Wir rechnen gemeinsam Dein optimales Modell durch
• Du bekommst eine klare Empfehlung (auch wenn es NICHT ToolTime ist!)
• Optional: Wir richten die Integration gemeinsam ein

Bonus: Der ultimative Kosten-Vergleich (Tabelle zum Ausdrucken)

Wichtige Erkenntnisse aus der Tabelle:

1. Reine Buchhaltungssoftware (3a) erscheint günstig, aber Du brauchst noch Lösungen für Rechnungen, Projekte, etc.
2. Komplettlösungen (3b) kosten mehr, ersetzen aber mehrere Tools gleichzeitig
3. Hybrid-Modell bietet die beste Balance: Komplette Software + Steuerexpertise

Abschluss: Buchhaltung ist eine Investition, keine Kostenstelle

Das Umdenken

Viele Handwerker sehen Buchhaltung als notwendiges Übel – als Kosten, die sie minimieren wollen.

Das ist falsch.

Buchhaltung ist eine Investition in:

• Liquidität: Wer seine Zahlen kennt, hat keine bösen Überraschungen
• Wachstum: Gute Buchhaltung zeigt Dir, welche Projekte sich lohnen (und welche nicht)
• Entscheidungen: Soll ich einen Mitarbeiter einstellen? Ein neues Auto kaufen? Deine Buchhaltung gibt Dir die Antwort
• Ruhe: Wenn Du weißt, dass alles korrekt läuft, schläfst Du besser

Die Frage ist nicht "Was kostet am wenigsten?"

Die Frage ist: "Was gibt mir den besten Return on Investment?"

Und für 70% der Handwerksbetriebe zwischen 40.000 € und 150.000 € Jahresumsatz lautet die Antwort:

ToolTime + Lexware + Steuerberater (nur für Steuern)

• 2.000-2.500 € pro Jahr
• 25-35 Stunden Zeitaufwand pro Jahr
• Volle Kontrolle + Steuer-Expertise
• ROI: 200-400% im ersten Jahr

Dein Erfolg beginnt mit der richtigen Entscheidung – heute

Du hast jetzt alle Zahlen, alle Vergleiche, alle Argumente.

Die einzige Frage ist: Wann fängst Du an?

Kosten-Kalkulator: Finde Dein optimales Buchhaltungsmodell (2 Minuten)
ToolTime kostenlos testen – keine Kreditkarte nötig (14 Tage)
Kostenlose Erstberatung mit Buchhaltungs-Experten buchen (30 Min.)

FAQs

Welche Buchhaltungsmodelle gibt es für Handwerksbetriebe?

Es lassen sich grob vier Modelle unterscheiden: Vollservice beim Steuerberater, Buchhaltungsbüro, reine Buchhaltungssoftware sowie Komplettlösungen wie Handwerkersoftware mit integrierter Buchhaltung. Zusätzlich gibt es das Hybrid-Modell, bei dem Du Software nutzt und der Steuerberater nur noch Steuern und Beratung übernimmt.

Was kostet ein Steuerberater im Vollservice für Handwerker?

Je nach Umsatz und Rechtsform liegen die jährlichen Gesamtkosten für Vollservice meist zwischen 3.000 und 5.000 Euro. Darin enthalten sind laufende Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung. Bei unsortierten Belegen oder Sonderfällen können Zuschläge hinzukommen.

Ist reine Buchhaltungssoftware wirklich günstiger als ein Steuerberater?

Reine Buchhaltungssoftware wirkt mit 8–30 Euro im Monat günstig, doch die eigentlichen Kosten entstehen durch Deine Arbeitszeit. Wenn Du 4–5 Stunden pro Monat für Buchhaltung benötigst, kann der Zeitwert schnell über 2.000 Euro pro Jahr liegen – dazu kommen oft weitere Tools für Angebote, Rechnungen und Projekte.

Was kostet das Hybrid-Modell mit ToolTime, Lexware und Steuerberater?

Im Hybrid-Modell nutzt Du ToolTime für Projekte und Rechnungen, Lexware für die Buchhaltung und überlässt dem Steuerberater nur noch Steuern und Strategie. Typische Gesamtkosten liegen zwischen 2.000 und 2.500 Euro pro Jahr – und sind damit oft 1.000–2.500 Euro günstiger als ein Vollservice-Steuerberater.

Ab welchem Umsatz lohnt sich eine Komplettlösung wie ToolTime + Lexware?

Ab etwa 40.000 Euro Jahresumsatz, mehreren Projekten pro Monat und mindestens einem Mitarbeiter zahlt sich eine integrierte Lösung meist aus. Du sparst Zeit bei Angeboten, Rechnungen, Zeiterfassung und Belegerfassung und hast gleichzeitig eine GoBD-konforme Buchhaltung mit automatischer EÜR.

Welche versteckten Kosten gibt es bei der Buchhaltung?

Versteckte Kosten entstehen zum Beispiel durch Nachberechnungen des Steuerberaters bei Beleg-Chaos, Express-Aufträge, Tarif-Upgrades bei Software, fehlende Integrationen oder durch Fehler in der Buchhaltung (vergessene Rechnungen, verspätete Meldungen, Steuernachzahlungen). Diese Posten werden in Preislisten oft nicht sichtbar.

Kann ich Buchhaltungssoftware wie ToolTime und Lexware steuerlich absetzen?

Ja, Buchhaltungssoftware, Handwerkersoftware und Steuerberaterhonorare gelten als voll absetzbare Betriebsausgaben. Bei einem Steuersatz von rund 30 % bekommst Du einen Teil der Kosten über die Steuer wieder zurück, wodurch sich die effektiven Kosten deutlich reduzieren.

Lohnt sich Buchhaltungssoftware auch für Kleingewerbe im Handwerk?

Auch für Kleinunternehmer mit geringem Umsatz kann sich Buchhaltungssoftware lohnen, wenn regelmäßig Rechnungen geschrieben werden und Belege GoBD-konform archiviert werden sollen. Gerade günstige Tarife in Kombination mit Zeitersparnis und weniger Fehlern machen sich oft schon ab wenigen Stunden pro Monat bezahlt.