Du führst einen Handwerksbetrieb und jonglierst täglich zwischen Baustelle, Büro und Buchhaltung. Angebote schreiben, Aufträge verwalten, Rechnungen erstellen, Belege erfassen und am Ende des Monats alles für die Buchhaltung aufbereiten. Viele Betriebe nutzen dafür mehrere Programme, die nicht miteinander kommunizieren. Das Ergebnis: doppelte Eingaben, Übertragungsfehler und unnötiger Zeitaufwand. Die Lösung liegt in der richtigen Kombination von Handwerkersoftware und Buchhaltungsprogramm. ToolTime und Lexware Office ergänzen sich perfekt und schaffen einen durchgängigen digitalen Workflow. In diesem Beitrag erfährst Du, welches Set-up zu Deinem Betrieb passt, wie Du die Schnittstelle einrichtest und welche Vorteile die Integration bringt.
Die richtige Software-Kombination
Viele Handwerksbetriebe arbeiten mit Insellösungen: Ein Programm für Angebote, ein anderes für die Zeiterfassung, Excel für die Kalkulation und wieder ein anderes für die Buchhaltung. Jedes System funktioniert für sich, aber die Daten müssen manuell von einem ins andere übertragen werden.
Die Folgen:
- Zeitverschwendung durch doppelte Dateneingabe
- Übertragungsfehler und Zahlendreher
- Unvollständige oder veraltete Informationen
- Schwierige Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen
- Hoher Aufwand bei Monats- und Jahresabschlüssen
Die Lösung: Integrierte Workflows
Wenn Deine Handwerkersoftware direkt mit Deinem Buchhaltungsprogramm kommuniziert, entfallen diese Probleme. Daten werden automatisch übertragen, Fehler minimiert und Du sparst wertvolle Zeit.
Vorteile der ToolTime-Lexware-Integration:
- Rechnungen aus ToolTime landen automatisch in Lexware
- Belege werden digital erfasst und zugeordnet
- Zahlungseingänge werden synchronisiert
- Umsatzsteuervoranmeldung basiert auf aktuellen Daten
- Steuerberater erhält alle Unterlagen digital und strukturiert
ToolTime und Lexware Office: Die perfekte Ergänzung
ToolTime ist eine umfassende Handwerkersoftware für Auftragsmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung. Lexware Office ist eine etablierte Buchhaltungslösung speziell für kleine und mittlere Unternehmen.
Was macht ToolTime?
- Angebote und Aufträge erstellen
- Projekte planen und verwalten
- Arbeitszeiten erfassen
- Rechnungen schreiben
- Mahnwesen
- Ausgabenverwaltung
- Zahlungseingänge überwachen
- Belege digitalisieren und archivieren
Was macht Lexware Office?
- Buchführung und Kontenverwaltung
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Anlagenverwaltung
- Online-Banking-Integration
- Berichte und Auswertungen
Die Schnittstelle zwischen beiden Systemen:
ToolTime überträgt automatisch alle relevanten Daten an Lexware. So entsteht ein durchgängiger Workflow von der Auftragserfassung bis zur fertigen Buchhaltung.
Set-up 1: Kleinstbetrieb mit einfacher Buchhaltung
Für wen geeignet:
- Ein-Personen-Betriebe oder Betriebe mit 1-2 Mitarbeitern
- Einfache Auftragsstruktur
- Überschaubare Anzahl an Projekten pro Monat
- Keine komplexen Kalkulationen
- Buchhaltung wird selbst erledigt, ohne Steuerberater
Typische Gewerke: Kleinere Elektrikerbetriebe, Maler, Fliesenleger, Sanitärinstallateure
Empfohlenes Set-up:
ToolTime:
- Professionelle Angebote und Rechnungen
- Einfache Projektverwaltung
- Mobile App für Zeiterfassung und Dokumentation unterwegs
- Digitales Belegarchiv
Lexware Office:
- Lexware buchhaltung (Basis-Version)
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Umsatzsteuervoranmeldung
Workflow:
- Du erstellst Angebote und Rechnungen in ToolTime.
- Rechnungen werden automatisch an Lexware übertragen.
- Zahlungseingänge erfasst Du in ToolTime oder Lexware.
- Belege fotografierst Du mit ToolTime und ordnest sie dem Projekt zu.
- Am Monatsende machst Du die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus Lexware.
- Die EÜR erstellst Du einmal jährlich in Lexware.
Vorteile:
- Minimaler Einrichtungsaufwand
- Niedrige Kosten
- Einfache Bedienung
- Alles aus einer Hand
Beispiel aus der Praxis:
Ein selbstständiger Elektriker wickelt pro Monat etwa 15 Aufträge ab. Er erstellt Angebote und Rechnungen in ToolTime auf seinem Tablet. Die Rechnungen landen automatisch in Lexware. Belege fotografiert er mit dem Smartphone und ordnet sie in ToolTime dem jeweiligen Projekt zu. Einmal im Monat macht er die Umsatzsteuervoranmeldung in Lexware. Der gesamte Prozess dauert keine zwei Stunden pro Monat.
Set-up 2: Wachsender Betrieb mit mehreren Mitarbeitern
Für wen geeignet:
- Betriebe mit 3-10 Mitarbeitern
- Mehrere parallele Projekte
- Einsatzplanung für Monteure
- Materialverwaltung wird wichtiger
- Buchhaltung wird teilweise ausgelagert oder von Bürokraft erledigt
Typische Gewerke: SHK-Betriebe, Elektroinstallationsbetriebe, Trockenbauer, Schreiner
Empfohlenes Set-up:
ToolTime:
- Vollständige Projektverwaltung mit Einsatzplanung
- Zeiterfassung für alle Mitarbeiter
- Automatische Rechnungserstellung
- Automatisiertes Mahnwesen
- Digitales Belegarchiv mit Freigabe-Workflow
- Mobile App für alle Monteure
- Material- und Leistungskatalog mit Großhändler-Anbindung
Lexware Office:
- Lexware buchhaltung (Plus-Version)
- Lexware lohn+gehalt (optional)
- Online-Banking-Integration
Workflow:
- Projektleiter erstellt Angebote in ToolTime
- Nach Auftragserteilung wird das Projekt angelegt und Mitarbeiter eingeplant
- Monteure erfassen Arbeitszeiten und Material vor Ort per App
- Nach Projektabschluss erstellt ToolTime die Rechnung
- Zahlungseingänge werden automatisch erfasst mit ToolTime Pay
- Mahnungen werden automatisiert mit ToolTime Pay versendet
- Rechnungen und Zahlungen werden an Lexware übertragen und dort gebucht
- Belege werden in ToolTime erfasst und automatisch an Lexware übergeben
- Monatliche Auswertungen und Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen in Lexware
Vorteile:
- Klare Aufgabenteilung zwischen Baustelle und Büro
- Automatische Datenübertragung spart Zeit
- Vollständige Projekttransparenz
- Professionelles Mahnwesen
Beispiel aus der Praxis:
Ein SHK-Betrieb mit sechs Monteuren wickelt monatlich 40 bis 50 Aufträge ab. Der Chef plant die Einsätze in ToolTime. Die Monteure erfassen ihre Zeiten per App. Die Bürokraft erstellt die Rechnungen in ToolTime, die automatisch in Lexware landen. Sie überwacht die Zahlungseingänge und mahnt säumige Kunden. Der Steuerberater erhält optional monatlich einen DATEV-Export aller Belege. Der Betrieb spart durch die Automatisierung etwa 10 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat.
Set-up 3: Etablierter Betrieb mit Steuerberater-Anbindung
Für wen geeignet:
- Betriebe mit 10-30 Mitarbeitern
- Komplexe Projekte mit Nachunternehmern
- Steuerberater übernimmt die Finanzbuchhaltung
- Hohe Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
- GoBD-konforme Archivierung ist Pflicht
Typische Gewerke: Bauunternehmen, größere SHK-Betriebe, Elektrofachbetriebe, Dachdeckereien
Empfohlenes Set-up:
ToolTime:
- Vollständige Projektverwaltung mit Kalkulation
- Nachunternehmerverwaltung
- Umfassendes Belegmanagement
- Digitales Archiv mit GoBD-konformer Aufbewahrung
- Direkte DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
Lexware Office:
- Lexware buchhaltung (Pro-Version)
- Lexware lohn+gehalt
- Anlagenverwaltung
- Erweiterte Auswertungen und Controlling
Workflow:
- Angebote werden in ToolTime kalkuliert und erstellt
- Genehmigte Projekte werden mit detaillierter Planung angelegt
- Mitarbeiter und Nachunternehmer werden eingeplant
- Arbeitszeiten, Material und Fremdleistungen werden erfasst
- Belege werden digital in ToolTime erfasst
- Nach Freigabe werden Belege automatisch an Lexware übertragen
- Rechnungen werden in ToolTime erstellt und an Lexware übergeben
- Lexware bucht alle Vorgänge automatisch
- Monatlich werden alle relevanten Buchhaltungsdaten an den Steuerberater (DATEV) übermittelt
- Steuerberater erstellt Monats- und Jahresabschlüsse auf Basis der ToolTime - und Lexware-Daten
Vorteile:
- Vollständige Transparenz über alle Projekte und Kosten
- Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler
- GoBD-konforme Archivierung aller Belege
- Steuerberater arbeitet mit aktuellen, strukturierten Daten
- Umfassende Auswertungen für Controlling und Planung
Beispiel aus der Praxis:
Ein Bauunternehmen mit 25 Mitarbeitern führt gleichzeitig 15 bis 20 Projekte durch. Alle Angebote und Rechnungen werden in ToolTime erstellt. Zahlungseingänge werden in ToolTime erfasst und überfällige Rechnungen gemahnt – alles automatisiert. Der Steuerberater erhält monatlich einen strukturierten Export, der direkt in DATEV landet und erstellt daraus die Finanzbuchhaltung und betriebswirtschaftliche Auswertung. Durch die durchgängige Digitalisierung spart der Betrieb etwa 20 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat und hat jederzeit Zugriff auf aktuelle Projektkennzahlen.
So richtest Du die Schnittstelle zwischen ToolTime und Lexware ein
Die Einrichtung der Schnittstelle zwischen ToolTime und Lexware ist unkompliziert und in wenigen Schritten erledigt.
Schritt 1: Voraussetzungen prüfen
- Du benötigst einen aktiven ToolTime-Account
- Du benötigst eine Lexware-Lizenz (buchhaltung oder financial office)
- Beide Programme sollten auf dem aktuellen Stand sein
Schritt 2: Schnittstelle in ToolTime aktivieren
- Melde Dich in ToolTime an
- Gehe zu Einstellungen und dann zu Integrationen
- Wähle Lexware Office aus der Liste der verfügbaren Schnittstellen
- Klicke auf "Verbindung herstellen"
Schritt 3: Lexware-Zugangsdaten eingeben
- Gib Deine Lexware-Zugangsdaten ein
- Autorisiere ToolTime für den Zugriff auf Lexware
- Wähle aus, welche Daten übertragen werden sollen (Rechnungen, Zahlungen)
Schritt 4: Testübertragung durchführen
- Erstelle eine Test-Rechnung in ToolTime
- Prüfe, ob die Rechnung korrekt in Lexware erscheint
- Kontrolliere, ob die Kontenzuordnung stimmt
Schritt 5: Automatisierung aktivieren
- Lege fest, ob Rechnungen automatisch oder manuell übertragen werden sollen
- Aktiviere die automatische Synchronisation von Zahlungseingängen
Typische Fehler bei der Software-Integration und wie Du sie vermeidest
Auch wenn die Einrichtung der Schnittstellen zu DATEV und Lexware einfach ist, passieren in der Praxis immer wieder Fehler.
Fehler 1: Falsche Kontenzuordnung
Problem: Rechnungen werden auf falsche Konten gebucht. Die Umsatzsteuervoranmeldung stimmt nicht.
Lösung: Prüfe die Kontenzuordnung sorgfältig bei der Einrichtung. Nutze die Standard-Zuordnungen von ToolTime als Ausgangspunkt und passe sie bei Bedarf an. Lass die Einstellungen im Zweifel von Deinem Steuerberater prüfen.
Fehler 2: Doppelte Buchungen
Problem: Rechnungen werden sowohl in ToolTime als auch manuell in Lexware erfasst. Es entstehen doppelte Umsätze.
Lösung: Lege fest, dass Rechnungen nur in ToolTime erstellt werden. Deaktiviere die manuelle Rechnungserstellung in Lexware oder nutze sie nur für Ausnahmefälle.
Fehler 3: Unvollständige Belegübertragung
Problem: Belege werden in ToolTime erfasst, aber nicht an Lexware übertragen. Bei Prüfungen fehlen Nachweise.Lösung: Definiere klare Regeln, welche Belege übertragen werden sollen.
Praxisbeispiele: Wie Handwerksbetriebe mit ToolTime und Lexware arbeiten
Beispiel 1: Malerbetrieb mit 4 Mitarbeitern
Der Betrieb nutzt ToolTime für Angebote, Aufträge und Rechnungen. Alle Rechnungen werden automatisch an Lexware übertragen. Die Inhaberin macht die Buchhaltung selbst und benötigt dafür nur noch etwa zwei Stunden pro Monat. Die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt direkt aus Lexware. Einmal jährlich übergibt sie die Daten an den Steuerberater für die Steuererklärung.
Beispiel 2: SHK-Betrieb mit 12 Mitarbeitern
Der Betrieb nutzt ToolTime für die komplette Projektverwaltung. Monteure erfassen Zeiten und Material per App. Die Bürokraft erstellt Rechnungen in ToolTime und überwacht Zahlungseingänge. Alle Belege werden fotografiert und in ToolTime erfasst. Die Schnittstelle überträgt alles automatisch an Lexware bzw. DATEV. Der Steuerberater erhält monatlich alle Daten und erstellt die Finanzbuchhaltung. Der Betrieb hat durch die Integration etwa 15 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat eingespart.
Beispiel 3: Bauunternehmen mit 35 Mitarbeitern
Das Unternehmen nutzt ToolTime für Kalkulation, Projektverwaltung und Abrechnung. Alle Belege durchlaufen einen digitalen Freigabeprozess. Nach Freigabe werden sie automatisch an Lexware übertragen. Die Buchhaltungsabteilung arbeitet ausschließlich in Lexware und erhält alle Daten strukturiert aus ToolTime. Das Controlling nutzt die Auswertungen aus beiden Systemen für Projektsteuerung und Liquiditätsplanung. Die vollständige Digitalisierung hat den Verwaltungsaufwand um etwa 30 Prozent reduziert.
Fazit
Die richtige Kombination von Handwerkersoftware und Buchhaltungsprogramm ist entscheidend für effiziente Abläufe in Deinem Betrieb. ToolTime und Lexware Office ergänzen sich perfekt und schaffen einen durchgängigen digitalen Workflow von der Auftragserfassung bis zur fertigen Buchhaltung. Welches Set-up zu Dir passt, hängt von der Größe Deines Betriebs, der Komplexität Deiner Projekte und Deiner Buchhaltungsorganisation ab. Vom Kleinstbetrieb mit einfacher EÜR bis zum Großbetrieb mit eigener Buchhaltungsabteilung gibt es für jeden die passende Lösung. Die Einrichtung der Schnittstelle ist unkompliziert, und die Zeitersparnis durch automatisierte Datenübertragung macht sich schnell bemerkbar. Mit der richtigen Handwerkersoftware und einer sauberen Integration gewinnst Du mehr Zeit für Dein Kerngeschäft und behältst gleichzeitig die volle Kontrolle über Deine Finanzen.
FAQs
Funktioniert die Schnittstelle auch mit älteren Lexware-Versionen?
Kann ich ToolTime auch mit DATEV statt Lexware nutzen?
Was passiert, wenn die Schnittstelle mal nicht funktioniert?
Werden auch Gutschriften und Stornorechnungen übertragen?
Kann ich die Schnittstelle auch nachträglich einrichten, wenn ich schon länger mit beiden Programmen arbeite?
