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Als Handwerker die Fahrtkosten im Griff haben!

Fahrtkosten im Griff: Wie Handwerker Zeit und Geld sparen

Alexej Steinmark

Eine korrekte Handhabung der Anfahrtskosten ist für Handwerksbetriebe entscheidend, da sie sowohl die Profitabilität als auch die Kundenbeziehungen direkt beeinflussen. Hohe Transparenz und Genauigkeit in der Berechnung dieser Kosten sind daher unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zufriedenheit Deiner Kunden zu fördern. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du Anfahrtskosten korrekt ermittelst und wie der Einsatz moderner Softwarelösungen die Verwaltung und Berechnung dieser Kosten erheblich vereinfacht. Wir zeigen Dir außerdem, welche Faktoren Du berücksichtigen kannst, um sicherzustellen, dass Deine Abrechnung stets gerecht, nachvollziehbar und effizient gestaltet ist.

Inhalt:

Fahrtkosten im Handwerk: Genauigkeit zahlt sich aus

Anfahrtskosten umfassen nicht nur die direkten Aufwendungen für Kraftstoff, sondern auch die Abschreibungen des Fahrzeugs, Versicherungen, Wartungen und die Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter während der Fahrt. Diese Kosten zu erfassen und zu berechnen, ist entscheidend, da sie direkt die Rentabilität eines Auftrags beeinflussen.

In der Praxis bedeutet das, dass eine gute Kalkulation nicht nur für eine faire Preisgestaltung sorgt, sondern auch die Basis für Verhandlungen mit Deinen Kunden bildet und zur Transparenz des Geschäfts beiträgt. Eine effiziente Routenplanung und die Nutzung von digitalen Werkzeugen können dabei helfen, die Anfahrtskosten zu minimieren und die Produktivität zu steigern.

So berechnest Du Deine Anfahrtskosten richtig

Die Berechnung von Anfahrtskosten im Handwerk hängt oft von mehreren Faktoren ab und kann sich je nach Betrieb unterscheiden. Hier sind einige allgemeine Aspekte, die Handwerksbetriebe bei der Berechnung von Anfahrtskosten im Auge behalten sollten:

  • Pauschale: Die meisten Betriebe legen eine Pauschale für Anfahrtskosten fest, die unabhängig von der tatsächlichen Entfernung berechnet wird. Diese Pauschale deckt in der Regel die Kosten für die ersten Kilometer ab. Die Höhe dieser Pauschale kann variieren, je nach Region und Art des Handwerksbetriebs.
  • Kilometerabrechnung: Nach der Pauschale können zusätzliche Kosten pro Kilometer anfallen. Diese Kosten werden oft anhand der zurückgelegten Entfernung und der Betriebskosten des Fahrzeugs, z. B. Benzin oder Verschleiß berechnet.
  • Zeitabhängige Kosten: Einige Handwerker berechnen auch die Zeit, die für die Anfahrt benötigt wird, besonders wenn die Anfahrtsdauer die übliche Arbeitszeit beeinflusst. Diese Kosten können als Teil der Arbeitsstunden angesehen werden.
  • Regional abhängige Faktoren: In manchen Regionen oder Städten können zusätzliche Kosten wie Parkgebühren oder Mautgebühren anfallen, die in die Gesamtberechnung der Anfahrtskosten einfließen.
Gut zu wissen: Gemäß § 312a des deutschen Bürgerlichen Gesetzbuches ist es für Handwerker verpflichtend, ihre Kunden über eventuell anfallende Anfahrtskosten vor Vertragsabschluss zu informieren. Eine schriftliche Fixierung im Angebot oder Vertrag ist dafür die gängige Praxis.

Formelbeispiel für die Berechnung Deiner Anfahrtskosten

Hier ist eine beispielhafte Formel, die häufig zur Berechnung der Anfahrtskosten verwendet wird:

Anfahrtskosten = Pauschalbetrag + (Kilometerpreis × Anzahl der Kilometer)

Pauschalbetrag: Ein fester Betrag, der oft die Grundkosten für die ersten Kilometer abdeckt. Dieser Betrag kann von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich sein und hängt oft von regionalen Gegebenheiten ab.

Kilometerpreis: Der Preis pro Kilometer nach den ersten Kilometern, die durch den Pauschalbetrag abgedeckt sind. Dieser Preis sollte die variablen Kosten wie Kraftstoff, Verschleiß und möglicherweise auch Zeitkosten berücksichtigen.

Anzahl der Kilometer: Die Gesamtstrecke, die zurückgelegt wurde, abzüglich der Kilometer, die bereits durch den Pauschalbetrag abgedeckt sind.

Zusätzlich zu den Anfahrtskosten könnte der Stundensatz für verschiedene Mitarbeiter wie Meister, Gesellen und Auszubildende unterschiedlich sein. Dies kann auch die Anfahrtskosten weiter beeinflussen, insbesondere wenn die Zeit für die Anfahrt als Arbeitszeit betrachtet wird. Eine Erweiterung der Formel um die Arbeitskosten könnte demnach folgendermaßen aussehen:

Gesamtkosten = Anfahrtskosten + (Stundensatz × Arbeitszeit)

Beispielrechnung für die Anfahrtskosten ohne Stundensatzberücksichtigung

Nehmen wir an, ein Elektriker hat einen Pauschalbetrag von 20 Euro für die ersten 10 Kilometer. Ab dem 11ten Kilometer kostet jeder weitere Kilometer 0,50 Euro. Wenn der Elektriker 30 Kilometer fahren muss, sieht die Rechnung folgendermaßen aus:

  • Pauschalbetrag: 20 Euro
  • Kilometerpreis: 0,50 Euro
  • Anzahl der Kilometer über 10: 30 - 10 = 20 Kilometer

Anfahrtskosten = 20 Euro + (0,50Euro/Kilometer × 20 Kilometer)

Anfahrtskosten = 20 Euro + 10 Euro = 30 Euro

Gut zu wissen:
  • Pauschalbetrag für Anfahrt: Oft liegt dieser Betrag zwischen 20 und 50 Euro, abhängig von der Region und der Branche. Dies deckt in der Regel die ersten 10 bis 20 Kilometer ab.

  • Kilometerpreis: Zusätzliche Kilometer können zwischen 0,30 Euro und 0,70 Euro pro Kilometer kosten. Der genaue Preis hängt von den aktuellen Kraftstoffpreisen und dem Fahrzeugtyp ab.

  • Stundensatz: Der Stundensatz im Handwerk variiert stark, je nach Fachbereich und Qualifikation. Durchschnittlich liegt er bei etwa 45–90 Euro pro Stunde. Spezialisierte oder notdienstliche Arbeiten können höhere Sätze erfordern.

Fahrtkosten und Steuer: Was können Handwerker absetzen?

Fahrtkosten können von Handwerkern als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dies gilt sowohl für die direkten Kosten der Fahrt als auch für indirekte Kosten wie Fahrzeugabschreibungen und Versicherungen – vorausgesetzt, sie sind nachweislich und eindeutig betrieblich veranlasst. Hierzu ist eine genaue Dokumentation und eine klare Trennung von betrieblichen und privaten Fahrten notwendig. Belege für die Fahrten, um sie bei der Steuererklärung geltend machen zu können, sind daher besonders wichtig.

Zwei praktische Tipps zur Minimierung der Fahrtkosten

Die Minimierung von Fahrtkosten ist entscheidend für die Wirtschaftlichkeit von Handwerksbetrieben und trägt maßgeblich zur Kundenzufriedenheit bei. Denn Kunden ziehen es vor, nicht übermäßig für Anfahrtswege zu bezahlen. Hier sind zwei Tipps, wie Du die Fahrtkosten effektiv reduzieren kannst:

  1. Biete flexible Servicezeiten an, besonders in verkehrsschwachen Zeiten. Dies kann dazu beitragen, dass Deine Mitarbeiter den Verkehrsspitzen ausweichen und so weniger Zeit und Kraftstoff auf den Straßen verbrauchen.
  2. Aufträge lassen sich oftmals geografisch klug planen, sodass mehrere Kunden in einer Tour besucht und unnötige Wege vermieden werden.
Übrigens: Um Deine Routen besser zu planen, greift Dir unserer Handwerkersoftware dank praktischer Kartenansicht unter die Arme: Du siehst alle Routen Deiner Mitarbeiter auf einen Blick und optimierst die Routen basierend auf Terminzeiten und Einsatzorten.
ToolTime Kartenansicht

Optimiere Deine Fahrtkostenabrechnung mit der Handwerkersoftware von ToolTime

ToolTime bietet eine Vielzahl  von Funktionen, die speziell dafür entwickelt wurden, Handwerksbetrieben den Alltag zu erleichtern. Dazu zählt auch die Verwaltung Deiner Anfahrtskosten. Durch die Integration von Routenplanung, Zeiterfassung und Rechnungserstellung in einer einzigen Plattform ermöglicht ToolTime eine nahtlose Erfassung und Abrechnung dieser Kosten.

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Unser Fazit zu Anfahrtskosten im Handwerk

Die effiziente Verwaltung von Anfahrtskosten ist für Handwerksbetriebe entscheidend, um sowohl wirtschaftlich zu bleiben, als auch die Kundenzufriedenheit zu steigern. Genauigkeit in der Kostenberechnung und der Einsatz moderner Technologien wie GPS und spezialisierter Software helfen, diese Kosten transparent und niedrig zu halten.

In der Zukunft könnten umweltfreundliche Fahrzeuge helfen, Betriebskosten weiter zu senken und das Umweltbewusstsein zu stärken, was die Kundenwahrnehmung positiv beeinflusst.

Handwerksbetriebe, die in moderne Technologien investieren, können ihre Rentabilität steigern und eine Vorreiterrolle im Markt einnehmen. Intelligente Softwarelösungen wie ToolTime optimieren dabei die internen Prozesse und rüsten Betriebe für zukünftige Herausforderungen.

FAQs

Darf ich als Handwerker die An- und Abfahrtskosten in Rechnung stellen?

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Ja, als Handwerker kannst Du An- und Abfahrtskosten in Rechnung stellen, solange diese Kosten transparent und klar vor Vertragsabschluss mit dem Kunden kommuniziert wurden. Es ist wichtig, dass Kunden vorab über diese Kosten informiert sind, um rechtliche Probleme und Kundenunzufriedenheit zu vermeiden.

Was sind übliche Fahrtkosten pro km für einen Handwerker?

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Die üblichen Fahrtkosten pro Kilometer für Handwerker variieren je nach Region, Fahrzeugtyp und den aktuellen Treibstoffpreisen. Typischerweise liegen sie zwischen 0,30 € und 0,50 € pro Kilometer. Diese Pauschale deckt die Kosten für Treibstoff, Fahrzeugverschleiß und andere laufende Kosten ab.

Kann ich als Handwerksbetrieb meine Fahrtkosten steuerlich absetzen?

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Ja, Fahrtkosten, die eindeutig und nachweislich betrieblich veranlasst sind, können als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Es ist jedoch wichtig, dass Du eine genaue Aufzeichnung und Belege für diese Fahrten hast, um sie bei der Steuererklärung geltend machen zu können.

Wie rechne ich die Fahrtkosten richtig ab?

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Um die Fahrtkosten richtig abzurechnen, ist eine detaillierte Dokumentation aller betrieblichen Fahrten notwendig. Du solltest für jede Fahrt das Datum, den Zweck, die gefahrenen Kilometer und die damit verbundenen Kosten erfassen. Diese Dokumentation hilft Dir nicht nur bei der korrekten Abrechnung gegenüber den Kunden, sondern auch bei der steuerlichen Geltendmachung.

Wie kann ich meine Anfahrtskosten berechnen?

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Die Berechnung Deiner Anfahrtskosten erfolgt durch die genaue Kalkulation der Fahrzeug- und Personalkosten pro gefahrenem Kilometer. Hierbei solltest Du alle Kostenfaktoren wie Treibstoff, Wartung, Verschleiß und Arbeitszeit des Fahrers berücksichtigen. Durch die Addition dieser Kosten und die Division durch die gefahrenen Kilometer erhältst Du die Kosten pro Kilometer, die du dann für die Abrechnung verwenden kannst.

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