Du hast gerade Deinen Meisterbrief in der Tasche, die ersten Aufträge laufen, und dann kommt der Schock: Buchhaltung. Für die meisten Handwerksgründer ist das ein rotes Tuch. Zu kompliziert, zu zeitraubend, zu viele Regeln. Aber was, wenn Buchhaltung gar nicht so schlimm sein muss?
Die harte Wahrheit: Viele Handwerksgründer unterschätzen die Buchhaltungspflichten gewaltig. Die Angst vor Betriebsprüfungen und Strafen ist real und berechtigt, wenn man es falsch anpackt. Die große Frage, die jeden Gründer umtreibt: Was muss ich wirklich selbst machen? Wann brauche ich einen Steuerberater? Und wie schaffe ich das alles, wenn ich doch lieber auf der Baustelle stehe als am Schreibtisch sitze?
Die gute Nachricht: Buchhaltung im Handwerk muss 2025 keine Qual mehr sein. Mit den richtigen Tools und einem klaren System investierst Du nur 15-30 Minuten pro Woche, statt Stunden über Papierbelegen zu brüten.
In diesem Guide erfährst Du:
- Welche gesetzlichen Pflichten Du wirklich hast (ohne Juristendeutsch)
- EÜR oder Bilanzierung: Was gilt für Deinen Betrieb?
- Wie digitale Buchhaltung Dir 8-10 Stunden pro Monat spart
- Welche Software-Lösung perfekt für Handwerksbetriebe ist
- Ein 5-Schritte-Setup, das in weniger als einer Woche steht
Bonus: Am Ende wartet eine kostenlose Checkliste und konkrete Empfehlungen für moderne Software-Lösungen, die speziell auf Handwerker zugeschnitten sind.
Mehr Handwerk. Weniger Büro. Starten wir!
Was ist Buchhaltung im Handwerk? Die Grundlagen
Bevor wir ins Eingemachte gehen: Was bedeutet „Buchhaltung" eigentlich konkret für Deinen Handwerksbetrieb?
Definition & Zweck
Buchhaltung ist die systematische Erfassung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle in Deinem Betrieb. Klingt trocken? Ist es auch – aber notwendig. Der Zweck ist dreifach:
- Steuererklärung: Das Finanzamt will wissen, wie viel Du verdient hast (und welche Steuern Du zahlen musst)
- Finanzielle Übersicht: Du selbst willst wissen, ob Dein Betrieb profitabel ist
- Geschäftsentscheidungen: Mit sauberen Zahlen triffst Du bessere Entscheidungen (z.B. lohnt sich eine neue Maschine?)
Unterschied Buchführung vs. Buchhaltung: Diese Begriffe werden oft synonym verwendet. Technisch gesehen ist Buchführung die Gesamtheit aller Aufzeichnungen, während Buchhaltung die praktische Tätigkeit bezeichnet. Für Dich als Handwerker: Kein relevanter Unterschied.
Die Handwerks-Besonderheit: Handwerksbetriebe haben im Vergleich zu reinen Dienstleistern einige Besonderheiten:
- Hohe Materialkosten, die korrekt zugeordnet werden müssen
- Projektbasierte Abrechnung über längere Zeiträume
- Bauleistungen mit besonderen Umsatzsteuer-Regelungen (§13b UStG)
- Fahrzeugkosten und Werkzeug-Abschreibungen
Kurzum: Deine Buchhaltung ist etwas komplexer als bei einem reinen Büro-Dienstleister. Sie ist aber mit dem richtigen System absolut machbar.
Diese Geschäftsvorfälle musst Du erfassen
Was gehört alles in Deine Buchhaltung? Diese Liste zeigt Dir alle relevanten Vorgänge:
- Eingangsrechnungen – Alles, was Du kaufst: Material, Werkzeug, Fuhrpark, Büromaterial, Software
- Ausgangsrechnungen – Deine Rechnungen an Kunden (jede einzelne!)
- Kasseneinnahmen und -ausgaben – Bargeld-Transaktionen
- Bankbewegungen – Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen – Wenn Du Mitarbeiter hast
- Privatentnahmen und -einlagen – Geld, das zwischen Privat und Geschäft hin- und herwandert
- Abschreibungen auf Anlagegüter – Dein Firmenwagen, teure Maschinen, Werkzeuge
Klingt nach viel? Keine Sorge – moderne Software erfasst die meisten davon automatisch. Aber Du musst wissen, was dazugehört.
Tipp: Gewöhn Dir von Tag 1 an, alle Belege sofort zu erfassen – nicht erst am Monatsende. Das spart enorm Zeit und verhindert, dass Belege verloren gehen. Mit einer Handwerkersoftware wie ToolTime machst Du einfach ein Foto auf der Baustelle und fertig.
Gesetzliche Pflichten: Was musst Du als Handwerksgründer beachten?
„Was muss ich legal tun?" – Die wichtigste Frage jedes Gründers. Hier die Antworten ohne Juristendeutsch.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Die GoB sind die Spielregeln für Deine Buchhaltung. Fünf einfache Prinzipien:
- Vollständig – Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst sein
- Richtig – Zahlen müssen stimmen, Belege müssen echt sein
- Zeitgerecht – Buchungen zeitnah vornehmen (nicht Monate später)
- Geordnet – Systematische Ablage, nachvollziehbar für Dritte
- Unveränderlich – Einmal gebucht, darf nicht einfach gelöscht werden
Warum das wichtig ist: Bei einer Betriebsprüfung schaut das Finanzamt genau darauf. Wenn Du diese Grundsätze missachtest, drohen Schätzungen (meist zu Deinem Nachteil) und im schlimmsten Fall Strafen.
GoBD: Die digitale Ergänzung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind die digitale Version der GoB. Seit 2015 relevant, 2020 aktualisiert.
Was das für Dich bedeutet:
- Deine Buchhaltungssoftware muss GoBD-konform sein (sonst rechtlich nicht gültig!)
- Digitale Belege müssen unveränderbar archiviert werden
- Jede Änderung muss nachvollziehbar sein (Änderungsprotokoll)
- Belege müssen schnell auffindbar sein
Praktischer Tipp: Nutz ausschließlich GoBD-zertifizierte Software.
Mehr Details zu GoBD findest Du in unserem ausführlichen Artikel: GoBD im Handwerk: So wird Deine Buchhaltung rechtssicher
Aufbewahrungsfristen
Wie lange musst Du Deine Unterlagen aufbewahren? Diese Tabelle zeigt es Dir:
Achtung: Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem die letzte Buchung erfolgte. Eine Rechnung von 2025 musst Du also bis Ende 2035 aufbewahren!
Die gute Nachricht: Bei digitaler, GoBD-konformer Archivierung (wie in Lexware & ToolTime) musst Du Dich um nichts kümmern – die Software bewahrt alles automatisch und rechtssicher auf.
EÜR oder Bilanzierung? Was gilt für Deinen Handwerksbetrieb
Eine der wichtigsten Fragen für Gründer: Welche Art der Buchhaltung muss ich führen? Die Antwort hängt von Deiner Rechtsform und Betriebsgröße ab.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Was ist das? Die EÜR ist die vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Simpel gesagt: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn.
Wer darf EÜR machen?
- Einzelunternehmer & Personengesellschaften (GbR, OHG)
- Jahresumsatz unter 800.000 € UND
- Jahresgewinn unter 80.000 €
- Keine Eintragung als Kaufmann im Handelsregister
Vorteile:
- Deutlich einfacher als doppelte Buchführung
- Weniger zeitaufwändig
- Keine Inventur nötig
- Mit Software fast vollautomatisch
Nachteile:
- Weniger aussagekräftig für langfristige Planung
- Keine Rückstellungen möglich
- Banken bevorzugen bei Kreditvergabe oft Bilanzen
Praxis-Beispiel: Elektrikermeister Müller gründet als Einzelunternehmer. Erwarteter Umsatz im ersten Jahr: 120.000 €, erwarteter Gewinn: 35.000 €. → EÜR ist ausreichend und optimal für den Start.
Die doppelte Buchführung (Bilanzierung)
Was ist das? Die systematische Erfassung auf Konten (Soll und Haben), mit Jahresabschluss bestehend aus Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).
Wer muss bilanzieren?
- Alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) – verpflichtet von Anfang an
- Einzelunternehmer/Personengesellschaften ab 800.000 € Umsatz ODER 80.000 € Gewinn
- Eintragung im Handelsregister als Kaufmann
Vorteile:
- Vollständiges Bild der Vermögenslage
- Bessere Grundlage für Geschäftsentscheidungen
- Seriöser bei Banken und Investoren
- Rückstellungen möglich
Nachteile:
- Deutlich aufwändiger
- Meist Steuerberater notwendig
- Höhere Kosten
- Inventur-Pflicht
Vergleichstabelle: EÜR vs. Bilanzierung
Empfehlung für Gründer: Start mit EÜR, wenn möglich. Das spart Zeit, Geld und Nerven. Wechsel zur Bilanzierung, wenn Du die Schwellenwerte überschreitest oder eine GmbH/UG gründest.
Digitale vs. manuelle Buchhaltung: Der Zeitfaktor
Hand aufs Herz: Wie viel Zeit verbringst Du aktuell mit Buchhaltung? Und wie viel davon könntest Du einsparen?
Manuelle Buchhaltung: Der Zeitfresser
Typischer Ablauf ohne Software:
- Papierbelege sammeln in einem Schuhkarton
- Am Monatsende: Belege sortieren
- Belege in Excel-Tabelle eintippen
- Rechnen und hoffen, dass Du Dich nicht vertippt hast
- Überweisungen manuell abgleichen
- Am Jahresende: Alles zum Steuerberater bringen (der dann stöhnt)
Zeitaufwand: 10-15 Stunden pro Monat – das sind fast 2 volle Arbeitstage! Zeit, die Du nicht auf der Baustelle verbringen kannst.
Fehlerquote: Hoch. Tippfehler, verlorene Belege, falsche Zuordnungen.
Digitale Buchhaltung: Der Game-Changer
Typischer Ablauf mit moderner Software:
- Eingangsrechnung erhalten und hochladen
- Automatische Texterkennung erfasst Betrag, Datum, Lieferant
- Kategorie zuweisen (Material, Werkzeug, etc.) – Vorschläge durch KI
- Fertig. Buchung aus deiner ToolTime Handwerkersoftware landet über DATEV. Schnittstelle automatisch in der Buchhaltung bzw. Beim Steuerberater.
- Zahlungseingänge werden automatisch erfasst und abgeglichen.
Zeitaufwand: 15-30 Minuten pro Woche, 1-2 Stunden pro Monat
Fehlerquote: Minimal. Automatische Plausibilitätsprüfungen, keine Tippfehler.
Die Rechnung
Zeitersparnis: 8-10 Stunden pro Monat = 96-120 Stunden pro Jahr
Bei einem Stundensatz von 60 € sind das 5.760-7.200 € Wertschöpfung, die Du statt Papier-Buchhaltung in echte Aufträge investieren kannst!
Kosten moderne Software: Ca. 20-90 €/Monat je nach Umfang = 240-1.080 € pro Jahr
ROI (Return on Investment): Amortisiert sich bereits nach 1-2 Monaten. Danach reiner Gewinn.
Fakt: Eine Studie von Bitkom zeigt: Digitale Buchhaltung spart Handwerksbetrieben durchschnittlich 9,2 Stunden pro Monat – das entspricht einem Mitarbeiter, der 2,5 Tage nur für Buchhaltung arbeiten würde. (Quelle: Bitkom 2024)
Die richtige Software wählen: Darauf musst Du achten
Die Auswahl an Buchhaltungssoftware ist riesig. Aber nicht jede ist für Handwerksbetriebe geeignet. Worauf kommt es wirklich an?
Must-Have-Funktionen für Handwerker
Diese Funktionen sind nicht verhandelbar:
- GoBD-Konformität – Rechtliche Pflicht! Ohne Zertifizierung ist Deine Buchhaltung nicht anerkannt
- E-Rechnungs-Fähigkeit – Ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich (ZUGFeRD-Format)
- Mobile App – Belege unterwegs auf der Baustelle erfassen
- EÜR-Automatisierung – EÜR direkt exportierbar für Steuerberater
- DATEV-Schnittstelle – Standard-Schnittstelle für Steuerberater
- Rechnungsstellung-Integration – Keine doppelte Dateneingabe!
- Bankanbindung – Transaktionen automatisch importieren und zuordnen
- Umsatzsteuer-Voranmeldung – Automatisch erstellen und ans Finanzamt übermitteln
Ohne diese Features kämpfst Du Dich durch unnötigen Mehraufwand.
Nice-to-Have-Features
Diese Funktionen sind nicht zwingend nötig, machen das Leben aber deutlich angenehmer:
- Dashboard mit Finanzübersicht in Echtzeit
- Automatisches Mahnwesen
- Angebotserstellung mit Vorlagen
- Zeiterfassung für Projekte
- Projektmanagement-Integration
- Multiclient-Fähigkeit (für mehrere Betriebe)
Welche Software passt zu Dir?
Jetzt wird es konkret. Hier ist unsere Empfehlung, die Du gleich umsetzen kannst.
Moderne Lösungen für Handwerksbetriebe: ToolTime + Lexware Office
Warum diese Kombination für Handwerksbetriebe geeignet ist:
ToolTime – Die Handwerkersoftware für den Alltag
Was macht ToolTime?
- Projektmanagement: Aufträge, Kunden, Termine – alles an einem Ort
- Angebote & Rechnungen: Professionelle, rechtssichere Dokumente in Minuten erstellen
- Mobile App: Alles dabei auf der Baustelle – auch offline
- Zeiterfassung: Arbeitszeiten pro Projekt erfassen
- Materialverwaltung: Materialbestellungen im Blick
- Fotos & Unterschriften: Dokumentation direkt vor Ort
- E-Rechnungen: ZUGFeRD-Format für die E-Rechnungspflicht 2025
- DATEV-Export – Nahtloser Datenaustausch mit Steuerberater
- Mahnwesen – Automatische Zahlungserinnerungen
Mit einer Software wie ToolTime lassen sich Angebote und Rechnungen in wenigen Klicks digital erstellen und versenden – direkt von der Baustelle aus.
Preis: Ab 79 €/Monat (TEAM-Tarif) – inklusive unbegrenzter Nutzer
Lexware Office – Die Buchhaltung dahinter
Was macht Lexware Office?
- GoBD-konforme Buchhaltung – Rechtlich auf der sicheren Seite
- Automatische EÜR-Erstellung – Für Deine Steuererklärung
- Umsatzsteuer-Voranmeldung – Per Klick ans Finanzamt senden
- Bankkonto-Anbindung – Automatischer Abgleich mit Kontobewegungen
- Digitale Belegarchivierung – 10 Jahre rechtssicher gespeichert
Wer das manuelle Schreiben von Rechnungen und die Buchhaltung vereinfachen will, kann auf Lösungen wie die Kombination aus ToolTime und Lexware setzen.
Preis: Ab 7,90 €/Monat (Office Basic) für EÜR
Das Beste: Die nahtlose Integration
So arbeiten ToolTime und Lexware zusammen:
- Auftrag annehmen in ToolTime → Kunde und Projekt anlegen
- Rechnung erstellen in ToolTime → Mit wenigen Klicks fertig
- Zahlungseingang → Automatische Erfassung via ToolTime Pay
- Echtzeit-Übersicht → Du siehst sofort: Welche Rechnungen sind bezahlt?
- Automatische Übertragung → Rechnungen und Zahlungen landen sofort in Lexware Office
- EÜR-Export → Einmal im Jahr an Steuerberater schicken – fertig
Keine doppelte Eingabe. Keine Fehler. Keine verlorene Zeit.
ToolTime jetzt gratis testen
✓ Keine Kreditkarte nötig
✓ Voller Funktionsumfang
✓ Inklusive kostenlosem Onboarding
Alternativen im Überblick (kurz)
Falls Du andere Lösungen in Betracht ziehst, hier ein Kurzüberblick:
In 5 Schritten zur funktionierenden Buchhaltung
Genug Theorie – jetzt wird's praktisch. So richtest Du Deine Buchhaltung in weniger als einer Woche ein:
Schritt 1: Geschäftskonto eröffnen (falls noch nicht geschehen)
Warum so wichtig? Privat und geschäftlich trennen ist das A und O sauberer Buchhaltung. Bei GmbH/UG ist es sogar gesetzliche Pflicht.
Was Du brauchst:
- Geschäftskonto mit API-Schnittstelle für automatischen Datenabgleich
- Online-Banking mit HBCI/FinTS-Zugang
- Günstige Kontoführung (5-15 €/Monat)
Empfohlene Anbieter:
- Holvi – Speziell für Selbstständige, gute Integration
- Kontist – Mit Steuer-Rücklagen-Feature
- N26 Business – Modern, günstig, schnell
- Commerzbank Geschäftskonto – Klassische Bank mit Filialnetz
Zeitaufwand: 30-60 Minuten (Online-Antrag)
Schritt 2: Software auswählen & einrichten
So gehst Du vor:
- Testaccounts anlegen: ToolTime 7 Tage kostenlos, Lexware 30 Tage kostenlos
- Stammdaten einpflegen:
- Firmendaten (Name, Adresse, Steuernummer, USt-ID)
- Steuerliche Regelungen (Umsatzsteuer-Satz, Kleinunternehmerregelung?)
- Logo hochladen
- Bankanbindung herstellen: Geschäftskonto mit Software verbinden (HBCI-Zugang)
- Kontenrahmen prüfen: Meist schon passend vorbefüllt (SKR03 oder SKR04)
- Erste Testrechnung erstellen: Damit Du siehst, wie alles funktioniert
Zeitaufwand: 2-3 Stunden (einmalig)
Schritt 3: Belegmanagement organisieren
Der smarte Workflow für Deine Belege:
Bei Eingangsrechnungen (Du kaufst etwas):
- Rechnung erhalten (per Mail, Papier, etc.)
- Foto mit App machen
- Automatische Texterkennung erfasst Lieferant, Betrag, Datum
- Kategorie zuweisen: Material? Werkzeug? Büro? (System schlägt vor)
- Freigabe antippen → Fertig gebucht
Bei Ausgangsrechnungen (Du verkaufst etwas):
- Rechnung erstellen (direkt aus Projekt heraus)
- Per Mail versenden (automatisch als PDF + ZUGFeRD)
- Landet automatisch in der Buchhaltung
- Zahlungseingang wird automatisch zugeordnet
Papierbelege: Scannen oder Foto machen, Original trotzdem 10 Jahre aufbewahren (oder digitale Archivierung nutzen, dann kann Papier vernichtet werden – aber nur mit GoBD-konformer Software!).
Zeitaufwand: 15-20 Minuten pro Woche
Schritt 4: Rechnungsstellung einrichten
Rechtssichere Rechnungen von Anfang an:
Was auf jede Rechnung muss (Pflichtangaben):
- Vollständiger Name und Anschrift (Du + Kunde)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig)
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Menge und Art der Leistung/Waren
- Einzelpreise, Gesamtpreis
- Umsatzsteuersatz und -betrag (oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung)
- Bankverbindung
- Zahlungsfrist
Moderne Handwerkersoftware macht es einfach:
- Vorlage ist bereits rechtssicher vorbereitet
- Logo hochladen, Bankdaten eintragen – fertig
- Nummerierung erfolgt automatisch (z.B. 2025-001)
- E-Rechnung (ZUGFeRD) wird automatisch erstellt
Zeitaufwand: 30 Minuten (Setup), dann nur noch Sekunden pro Rechnung
Schritt 5: Monatliche Routine etablieren
Dein monatlicher Buchhaltungs-Rhythmus:
Wöchentlich (15-30 Min.):
- Alle Belege erfasst? Quick-Check
- Neue Eingangsrechnungen fotografieren & buchen
- Neue Ausgangsrechnungen erstellen
Monatlich (1-2 Std.):
- Bankkonten abgleichen (meist automatisch)
- Offene Rechnungen prüfen – wer hat noch nicht bezahlt?
- Bei Bedarf: Zahlungserinnerungen/Mahnungen versenden
- Umsatzsteuer-Voranmeldung (wenn monatlich Pflicht – bei mehr als 7.500 € Umsatzsteuer im Vorjahr)
Quartalsweise:
- Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt (wird von Software erstellt und übermittelt)
Jährlich (2-4 Std.):
- EÜR erstellen (automatisch in der Software)
- Export an Steuerberater per DATEV-Schnittstelle
- Steuererklärung (durch Steuerberater oder selbst via ELSTER)
Zeitaufwand-Übersicht mit digitaler Software:
- Wöchentlich: 15-30 Min.
- Monatlich: 1-2 Std.
- Jährlich: 2-4 Std.
- Gesamt: ca. 30-40 Stunden pro Jahr
Zum Vergleich ohne Software: 120-180 Stunden pro Jahr. Du sparst also 90-140 Stunden – fast einen ganzen Monat Arbeitszeit!
Die 7 häufigsten Buchhaltungsfehler von Gründern (und wie Du sie vermeidest)
Aus Fehlern lernt man – am besten aus denen anderer. Diese Fehler sehen wir bei Handwerksgründern immer wieder:
Fehler 1: Privat und geschäftlich vermischen
Problem: Frühstücksbrötchen auf dem Weg zur Baustelle vom Geschäftskonto bezahlt? Private Einkäufe gemischt mit geschäftlichen? Das wird bei einer Betriebsprüfung zum Problem und macht Deine Buchhaltung chaotisch.
Lösung: Separates Geschäftskonto ab Tag 1. Keine Ausnahmen.
Fehler 2: Belege verlieren
Problem: „Die Rechnung für die Bohrmaschine? Muss irgendwo sein..." Verlorene Belege bedeuten: Betriebsausgaben können nicht geltend gemacht werden. Du zahlst mehr Steuern als nötig.
Lösung: Belege sofort mit der Handy-App fotografieren und erfassen. Nicht aufschieben!
Fehler 3: Buchhaltung aufschieben
Problem: „Mach ich alles am Jahresende." Resultat: Chaos, fehlende Belege, gestresster Steuerberater, möglicherweise verpasste Fristen.
Lösung: Wöchentliche 15-Min-Routine etablieren. Klein und regelmäßig schlägt groß und selten.
Fehler 4: Nicht GoBD-konform arbeiten
Problem: Excel-Buchhaltung ohne Änderungsprotokoll, Belege nur als normale JPG-Datei ohne Archivierung. Das Finanzamt akzeptiert das nicht! Im schlimmsten Fall: Schätzung und Strafen.
Lösung: GoBD-zertifizierte Software nutzen (Lexware und ToolTime sind vollständig zertifiziert).
Fehler 5: Umsatzsteuer nicht zurücklegen
Problem: Du siehst 11.900 € auf dem Konto und denkst „Super, gut verdient!" – bis die Umsatzsteuer-Voranmeldung kommt und Du 1.900 € zahlen musst. Liquiditätsprobleme vorprogrammiert.
Lösung: 19% jeder Einnahme sofort auf ein separates Rücklagenkonto überweisen (oder mentale Trennung). Das Geld gehört nicht Dir – es gehört dem Finanzamt.
Fehler 6: Zu spät mit Steuerberater sprechen
Problem: Erst im zweiten Jahr zum Steuerberater und der stellt fest, dass Du im ersten Jahr Sparchancen verpasst hast (z.B. Investitionsabzugsbetrag, optimale Rechtsform).
Lösung: Schon im ersten Monat Erstberatung beim Steuerberater. Kostet 150-300 €, spart aber oft Tausende.
Fehler 7: Keine Rücklagen für Steuern bilden
Problem: Einkommensteuererklärung kommt – Nachzahlung 8.000 €. Überraschung! Viele Gründer rechnen nur mit der Umsatzsteuer, vergessen aber Einkommensteuer und Gewerbesteuer.
Lösung: 30-40% des Gewinns zurücklegen für Steuern. Lieber zu viel als zu wenig.
Steuerberater: Ja oder Nein?
Eine Frage, die sich jeder Gründer stellt: Brauche ich einen Steuerberater oder kann ich alles selbst machen?
Wann Du KEINEN Steuerberater brauchst
Du kannst auf einen Steuerberater verzichten (oder nur punktuell nutzen), wenn:
- Du mit EÜR arbeitest (nicht bilanzierungspflichtig)
- Jahresumsatz unter 100.000 €
- Keine oder nur wenige Mitarbeiter
- Du Zeit und Interesse für Buchhaltung hast
→ Dann reicht: Software + evtl. Jahresberatung für Steuererklärung (300-600 €)
Wann Du einen Steuerberater brauchst
Ein Steuerberater ist sinnvoll oder sogar notwendig, wenn:
Bilanzierungspflicht (GmbH, UG oder über Schwellenwerte)
Mehrere Mitarbeiter (Lohnbuchhaltung wird komplex)
Keine Zeit für Buchhaltung (lieber auf Baustelle)
Komplexe Steuersituation (mehrere Einkommensquellen, Immobilien, Kapitalanlagen)
Steueroptimierung gewünscht (Investitionsabzugsbetrag, etc.)
→ Dann: Laufende Betreuung durch Steuerberater
Kosten-Orientierung
Die Hybrid-Lösung (unsere Empfehlung)
Unser Tipp: Mach die laufende Buchhaltung selbst mit Software (spart 60-80% der Steuerberater-Kosten), aber lass die Steuererklärung und strategische Beratung vom Steuerberater machen. So hast Du das Beste aus beiden Welten:
- Du behältst die Kontrolle über Deine Finanzen
- Du sparst massiv Kosten
- Steuerberater kann sich auf Optimierung konzentrieren
- Mit der DATEV-Schnittstelle von ToolTime kann Dein Steuerberater jederzeit auf Deine Daten zugreifen, ohne dass Du Excel-Dateien hin- und herschicken musst.
Fazit: Deine nächsten Schritte
Buchhaltung ist für Handwerksgründer 2025 kein Hexenwerk mehr – wenn Du die richtigen Tools nutzt. Die wichtigsten Erkenntnisse:
Als Gründer startest Du meist mit EÜR – das ist einfach und völlig ausreichend
Digitale Software spart Dir 8-10 Stunden pro Monat (und damit mehrere Tausend Euro Wertschöpfung)
Moderne Handwerkersoftware kombiniert Rechnungsstellung und Buchhaltung nahtlos – speziell auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten
GoBD-Konformität und E-Rechnungs-Fähigkeit sind 2025 Pflicht – stell sicher, dass Deine Software das erfüllt
Ein Steuerberater ist optional, aber für strategische Beratung empfohlen (Hybrid-Modell: Du buchst, Steuerberater optimiert)
Du hast zwei Möglichkeiten:
- Weitermachen wie bisher – Excel, Papierberge, Wochenenden am Schreibtisch
- Jetzt umsteigen auf moderne Software – 15 Minuten pro Woche, mehr Zeit für Deine Kunden, mehr Zeit für Dein Leben
Die Wahl liegt bei Dir. Aber eins ist klar: Buchhaltung muss 2025 nicht mehr weh tun.
Deine nächsten Schritte: So geht's weiter
In den nächsten 48 Stunden:
- Geschäftskonto eröffnen (falls noch nicht geschehen) – Empfehlung: Holvi, Kontist oder N26 Business
- ToolTime & Lexware kostenlos testen (30 Tage, keine Kreditkarte nötig)
- Ersten Testlauf machen: Rechnung erstellen → automatisch in Buchhaltung übertragen → Wow-Effekt erleben
In den nächsten 7 Tagen:
- Software-Setup abschließen (Stammdaten, Bankanbindung, Rechnungsvorlage)
- Alle bisherigen Belege erfassen – einmal den Rückstau aufarbeiten
- Erstgespräch mit Steuerberater vereinbaren (für langfristige Strategie und Optimierung)
Nach 4 Wochen:
- Wöchentliche Routine etabliert – 15-30 Minuten Buchhaltung sind Routine
- Erste Erfolge sichtbar: Finanzübersicht in Echtzeit, keine verlorenen Belege mehr
- Mehr Zeit für Aufträge statt für Papierkram
ToolTime jetzt gratis testen
Überzeug Dich selbst: Wie viel Zeit Du sparst, wie einfach vorbereitende Buchhaltung sein kann, wie viel Überblick Du gewinnst.
- Keine Kreditkarte nötig
- Voller Funktionsumfang – alle Features freigeschaltet
- Inklusive kostenlosem Onboarding – Du wirst persönlich eingerichtet
FAQs
Kann ich als Handwerker die Buchhaltung komplett selbst machen?
Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Handwerker?
Ab wann muss ich eine Bilanz erstellen?
Muss ich als Handwerker eine Kasse führen?
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Was ist der Unterschied zwischen ToolTime und Lexware?
Muss ich ab 2025 wirklich E-Rechnungen nutzen?
Kann ich von Excel auf Software umsteigen?
Brauche ich ein separates Geschäftskonto?
Wie viel Zeit kostet Buchhaltung mit Software?
