Die Digitalisierung ist längst im Handwerk angekommen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an eine korrekte, nachvollziehbare Buchführung. Seit 2015 gelten die GoBD – die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Hier erfährst Du kompakt und praxisnah, wie Du Deinen Betrieb GoBD-konform führst – inkl. aktueller Hinweise (u. a. Verfahrensdokumentation, E‑Rechnung, Schnittstellen zu DATEV und Lexware).
GoBD – Bedeutung und Ziele
GoBD gelten für alle steuerpflichtigen Unternehmen – also auch für Handwerksbetriebe jeder Größe. Ziel ist, dass Deine Buchführung vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar dokumentiert ist, unabhängig davon, ob Du papierbasiert oder digital arbeitest. Das Bundesfinanzministerium (BMF) beschreibt u. a. den Umgang mit elektronischen Belegen, mobilen Scans, Kassensystemen und den Datenzugriff der Finanzverwaltung (Z1/Z2/Z3). Quelle: BMF – GoBD
Unsere Checkliste – Vorgaben und Pflicht zum Thema GoBD
Die GoBD konkretisieren die Anforderungen aus AO § 146/§ 147. Für den Alltag im Handwerk sind besonders wichtig:
Grundsatz: Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit
- Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss belegbar und für Dritte nachvollziehbar sein.
- Belege müssen u. a. enthalten: eindeutige Belegnummer, Datum, Betrag/Mengen, Aussteller, Empfänger.
- Aufbewahrungsfristen: 6 bis 10 Jahre (z. B. Belege, Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse/Bilanzen).
- Zeitnahe Erfassung:
- Bargeschäfte: täglich erfassen.
- Unbare Vorgänge: Erfassung innerhalb von 10 Tagen gilt als unbedenklich.
Grundsatz: Ordnung
- Buchungen müssen systematisch erfasst und für Dritte jederzeit nachvollziehbar sein.
- Bare und unbare Vorgänge getrennt aufzeichnen.
- Steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze getrennt ausweisen.
- Verfahrensdokumentation ist Pflicht: Beschreibe Prozesse, Zuständigkeiten, Systeme und Schnittstellen (z. B. ToolTime → DATEV/Lexware). Ohne Doku gelten digitale Workflows schnell als nicht GoBD-konform.
Grundsatz: Unveränderbarkeit
- Belege/Buchungen revisionssicher aufbewahren.
- Änderungen lückenlos protokollieren (Änderungshistorie), nachträgliche Manipulation ausschließen.
- Elektronische Belege sind Papierbelegen gleichgestellt, wenn Integrität/Lesbarkeit über die Frist gesichert sind (Prozess ist entscheidend, nicht nur das Dateiformat).
Digitalisierte Buchführung im Handwerk
Digitale Prozesse machen GoBD-konformes Arbeiten einfacher – gerade bei mobiler Arbeit, vielen Belegen oder Projekten mit Abschlägen/Schlussrechnungen.
Vorteile der digitalen Buchführung
- Belege per App erfassen und Projekten zuordnen.
- Jederzeit Zugriff, weniger Papier, weniger Fehler.
- Automatische Historie, zentrale Suche.
- Sichere Archivierung und einfacher Datenexport (für Steuerberatung/Prüfung).
DATEV-Anbindung in ToolTime (automatisierte Übergabe)
Mit der DATEV-Integration automatisierst Du Deine vorbereitende Buchhaltung – ohne Exporte per E‑Mail oder manuelle Importe:
- So läuft’s ab:
- Ausgangsrechnungen in ToolTime erstellen, Eingangsrechnungen (PDF/E‑Rechnung/Kassenbelege) hochladen.
- Mit einem Klick alle Ein‑/Ausgangsrechnungen des gewählten Monats an DATEV Unternehmen online übertragen (Rechnungsdatenservice 1.0).
- Belegdaten stehen der Buchhaltung bzw. Deinem Steuerberater direkt in DATEV zur Verfügung.
- Deine Vorteile:
- Bis zu 8 Stunden Zeitersparnis/Monat durch Wegfall manueller Datenpflege.
- Weniger Fehler & Rückfragen: strukturierte, formatkonforme Übergabe.
- Geringere Steuerberaterkosten durch effizientere Weiterverarbeitung.
- Keine Zusatztools: vollständig in ToolTime integriert, verschlüsselt und offiziell geprüft.
Software & Schnittstellen: ToolTime, Lexware, DATEV
ToolTime unterstützt Dich u. a. bei:
- Angebot/Rechnung mit automatischer Nummerierung und Projektablage.
- GoBD-konformem Datenexport für Behörden/Prüfungen (ToolTime Support – Datenexporte).
- Nahtloser Zusammenarbeit mit Deiner Buchhaltung:
- DATEV: Direktanbindung zu DATEV Unternehmen online (Rechnungsdatenservice 1.0).
- Lexware Office: Saubere Übergabe Deiner Daten in die Fibu – Best Practices im Beitrag zur Lexware-Integration.
Hinweis 2025+: E‑Rechnungspflicht im B2B kommt schrittweise. Je früher Du Prozesse und Schnittstellen sauber aufsetzt, desto weniger Aufwand später (siehe Beitrag zur E‑Rechnungspflicht).
Prüfung und Strafen
Die Finanzverwaltung kann Deine Buchführung unangekündigt prüfen. Sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit trotz kleiner Formfehler gegeben, drohen i. d. R. keine Konsequenzen. Bei gravierenden Mängeln (fehlende Belege, keine Verfahrensdokumentation, nicht zeitgerechte Erfassung) kann geschätzt werden – mit Nachzahlungen und Zinsen.
Unser Fazit für Dich
GoBD sind kein Selbstzweck – sie helfen Dir, sauber zu arbeiten, Liquidität im Blick zu behalten und in Prüfungen stressfrei zu bestehen. Mit klaren Routinen, einer kurzen Verfahrensdokumentation und einer passenden Software hast Du das Thema im Griff. Die neue DATEV‑Anbindung und die Lexware‑Schnittstelle in ToolTime reduzieren Deinen Aufwand spürbar – von der Baustelle bis zur Buchführung.
FAQs
Sind Handwerksbetriebe GoBD‑pflichtig?
Was muss nach GoBD archiviert werden?
Ist eine PDF GoBD‑konform?
Wie unterstützt ToolTime die Zusammenarbeit mit Steuerberatern?
Ist digitale Buchführung Pflicht?
Funktioniert ToolTime auch mit Lexware?
