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Zeiterfassung per App im Handwerk - Handwerker schaut auf sein Smartphone

Neuerungen in der Arbeitszeiterfassung: Das müssen Handwerksbetriebe 2024 wissen!

Moritz Gneißinger
Aktualisiert am: 28.03.2024

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung markiert einen Wendepunkt für Arbeitgeber in der EU und Deutschland, besonders im Handwerksbereich. Seit 2019 verlangt ein Urteil des EuGH die lückenlose Dokumentation der Arbeitsstunden, um die Rechte der Arbeitnehmer zu stärken. Lange herrschte Unklarheit über die Ausgestaltung dieser Vorschrift, insbesondere hinsichtlich der vermeintlichen Notwendigkeit einer rein digitalen Umsetzung ab 2023. Der vorliegende Artikel räumt mit Mythen auf und bringt Licht ins Dunkel der aktuellen gesetzlichen Lage.

Von den rechtlichen Grundlagen über die Konsequenzen unzureichender Zeiterfassung bis hin zu praktischen Tipps für die digitale Umstellung – hier findest Du alle relevanten Informationen, um Deinen Betrieb zukunftsfähig zu machen. Egal, ob Du die Umsetzung bereits in Angriff genommen hast oder noch am Anfang stehst.

In diesem Artikel

Arbeitszeiten digital erfassen: Neue EU-Richtlinien für das Handwerk

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht für alle Arbeitsverhältnisse – und zwar in der ganzen EU. Das entschied der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) bereits 2019. Seit 2022 ist dieses Gesetz auch in Deutschland wirksam und soll 2024 mit der Pflicht zur elektronischen Umsetzung ergänzt werden, heißt es im aktuellen Entwurf. Diejenigen, die das schon umgesetzt haben, profitieren jetzt. Denn der Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums stößt bei Entscheidungsträgern größtenteils auf Zustimmung. Folgende Änderungen des § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetz sind geplant:

  • Allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Erfassung (Beginn, Ende und Dauer)
  • Arbeitgeber dürfen die Aufzeichnung auf die Arbeitnehmer delegieren
  • Arbeitnehmer haben Anrecht auf eine Kopie der aufgezeichneten Arbeitszeiten
  • Konkrete Anforderungen und verschiedene Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße

Bekannt ist bisher, dass Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden zwei Jahre und Betriebe mit unter 50 Angestellten fünf Jahre Zeit erhalten, die neuen Regelungen umzusetzen​​.

Diese Neuregelungen folgen auf richtungsweisende Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts und des EuGH, die die Notwendigkeit einer systematischen Arbeitszeiterfassung bereits unterstrichen haben.

Gut zu wissen:
Ausnahmen für Kleinbetriebe und tarifliche Regelungen sind geplant. Für Arbeitgeber, die nicht mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen, gilt z. B. die Verpflichtung zur Erfassung in elektronischer Form nicht. Tarifpartner sollen Ausnahmen vereinbaren können, in denen eine Abweichung von der elektronischen Form möglich sei.

Was bedeutet das für Deinen Betrieb?

Für Handwerksbetriebe bedeutet dies, dass sie zeitnah auf eine digitale Zeiterfassung umstellen sollten, sofern sie dies nicht bereits getan haben. Die Vorteile einer digitalen Erfassung liegen auf der Hand:

  • weniger Papierchaos,
  • einfache Nachvollziehbarkeit von Arbeitszeiten und
  • eine effiziente Ressourcenplanung.

Doch mit dieser Umstellung gehen auch Herausforderungen einher:

  • Die Auswahl und Einführung eines geeigneten digitalen Zeiterfassungssystems kann zeit- und kostenintensiv sein.
  • Mitarbeiter müssen in der Nutzung der neuen Systeme geschult werden, was zusätzlichen organisatorischen Aufwand bedeutet.

Diese Herausforderungen erfordern eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um eine reibungslose Transition zu gewährleisten und die Vorteile der digitalen Zeiterfassung voll auszuschöpfen.

Erfassung von Arbeitszeit: Das sagt das Arbeitsrecht in Deutschland

Arbeitnehmer dürfen am Tag höchstens 8 Stunden arbeiten. 10 Stunden sind möglich, wenn die durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit innerhalb eines halben Jahres 8 Stunden beträgt.

Ab einer täglichen Arbeitszeit von 6 Stunden müssen Arbeitnehmer mindestens 30 Minuten Pause machen. Ab 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten.

Schon vorher mussten Arbeitgeber Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen erfassen. Dies gilt zum Schutz der Arbeitnehmer, denn bei Mehrarbeit oder Arbeit an Ruhetagen steht diesen ein Ausgleich zu. Nach dem neuen Gesetz zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber in Deutschland nun die gesamte Arbeitszeit auch digital dokumentieren.

Für viele Gewerbe ist diese Zeiterfassung der Arbeitszeit nicht neu. Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und dem Mindestlohngesetz (MiLoG) war es schon vorher Pflicht, die Arbeitszeiten für bestimmte Branchen oder Beschäftigungen zu erfassen und zu dokumentieren.

Status quo der Arbeitszeiterfassung

Der Gesetzgeber schaffte nach anfänglicher Unklarheit klare Richtlinien, die seit 2023 gelten. In diesen heißt es konkret:

  • Die tatsächliche Arbeitszeit muss täglich genauestens erfasst und dokumentiert werden. Dazu zählen Arbeitsbeginn, Pausen, Überstunden und das Ende der Arbeitszeit.
  • Die Entscheidung, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung stattfindet, liegt noch beim Arbeitgeber. Es wird aber schon bald die Vorschrift zur rein digitalen Zeiterfassung kommen.
  • Vertrauensarbeitszeiten bleiben bestehen. Demnach haben Arbeitgeber weiterhin die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung durch ihre Arbeitnehmer vornehmen zu lassen.
  • Keine Zeiterfassungspflicht für leitende Arbeitnehmer: Leitende Angestellte, die z. B.  eigenständig über die Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern entscheiden, unterliegen nicht der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Ruhepausen Regelungen in Deutschland:
  • Nach 6 Stunden Arbeit: 30 Minuten Pause
  • Nach 9 Stunden Arbeit: 45 Minuten Pause
  • Zwischen zwei Arbeitstagen: 11 zusammenhängende Stunden Pause
  • In einem 7-Tage-Zeitraum eine Pause von mindestens 24 zusammenhängenden Stunden

Das passiert bei falscher Arbeitszeiterfassung

Zum einen ist die korrekte Zeiterfassung Deiner Mitarbeiter wichtig für Deinen Betrieb: Wenn Du Projektstunden genau erfasst, kannst Du Deine Arbeit zukünftig viel besser planen.

Zum anderen sind die EU-Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung Gesetz und die Arbeitszeitnachweise seit 2022 auch in Deutschland Pflicht. Das heißt, dass Du Dich zukünftig strafbar machst, wenn Du die Zeiten Deiner Mitarbeiter nicht sorgfältig dokumentierst und aufbewahrst – etwa per Stundenzettel.

Gerade im Baugewerbe kann es vorkommen, dass Du vom Zoll kontrolliert wirst. Dieser kann im Zuge des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) Einsicht in Arbeitszeiterfassungen verlangen. Für Verstöße sind Bußgelder bis zu 30.000 EUR vorgesehen.

 Handwerker startet die Arbeitszeiterfassung am Handy

Was passiert mit dem altbekannten Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist der Nachweis der Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter. Dieser ist im Handwerk, ob als SHKler oder Elektriker, noch weit verbreitet. Er dient der Rechnungsstellung über die erbrachten Leistungen beim Kunden, aber auch der Lohnabrechnung. Üblicherweise haben die Mitarbeiter ihren Stundenzettel selbst ausgefüllt. Bald sind die Stundenzettel auf Papier für die Erfassung der Arbeitszeiten nicht länger gültig.

Mit der ToolTime Stundenzettel-App und Handwerkersoftware wird Dir der Umstieg leicht fallen und Du kannst Dich weiter sorgenfrei auf Deine Kernarbeit konzentrieren.

Aufbewahrungspflicht: Welche Fristen gelten für Stundenzettel?

Für viele Dokumente, Unterlagen und Daten gelten nach dem Arbeits- sowie Steuer- und Sozialversicherungsrecht Fristen für die Aufbewahrung. Innerhalb dieser Zeiten muss der Arbeitgeber immer Zugriff haben.

Folgende Fristen gelten im deutschsprachigen bzw. DACH-Raum:
  • Deutschland: 2 Jahre
  • Österreich: 1 Jahr
  • Schweiz: 5 Jahre

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Österreich und der Schweiz 

In Österreich und der Schweiz besteht schon seit mehreren Jahren eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und die Gesetze erlauben eine flexible Handhabung der Erfassungsmethoden. In Österreich hat das Europäische Gerichtshof (EuGH) Urteil weniger Diskussionen ausgelöst, da das Arbeitsrecht dort schon länger eine Zeiterfassungspflicht vorschreibt, ohne eine konkrete Form der Erfassung festzulegen. Unternehmen können also in Österreich selbst entscheiden, in welcher Form sie die Zeiterfassung vornehmen.

In der Schweiz lässt man den Unternehmen ebenfalls die Freiheit zu entscheiden, wie die Erfassung erfolgt – sei es online/per App, über eine Excel-Liste oder in Papierform.

Infobox:

Bisher gibt es keine expliziten Hinweise darauf, dass in Österreich oder der Schweiz zeitnah eine spezifische Pflicht zur digitalen Zeiterfassung eingeführt wird. Beide Länder ermöglichen bereits eine flexible Handhabung der Zeiterfassung, die unter anderem digitale Methoden umfasst.

Gewappnet für die Zukunft mit ToolTime

Setze mit ToolTime auf digitale Arbeitszeiterfassung in Deinem Betrieb. Die ToolTime App ermöglicht eine einfache und integrierte Zeiterfassung ohne manuelle Eintragungen oder zusätzliche Apps.

ToolTime bietet eine Kombination aus Bürosoftware und mobiler App, die das Erstellen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen und die Dokumentation der Arbeit erleichtert – alles online und ohne Dokumentenverlust.

Zeiterfassung per App mit ToolTime
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FAQs

Was ändert sich 2024 für Handwerksbetriebe bei der Arbeitszeiterfassung?

Seit 2023 muss täglich die genaue Arbeitszeit erfasst werden. Inklusive Arbeitsbeginn, Pausen, Überstunden und das Ende der Arbeitszeit. Der aktuelle Gesetzesentwurf des EuGH sieht vor, dass dies zukünftig in digitaler Form erfolgen muss.

Wie lange haben Unternehmen Zeit, um die neue Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung vom EuGH umzusetzen?

Bisherige Informationen besagen, dass Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten eine Frist von zwei Jahren und solche mit weniger als 50 Mitarbeitern eine Frist von fünf Jahren eingeräumt bekommen, um die neuen Vorschriften zu implementieren.

Welche Vorteile hat die digitale Zeiterfassung im Handwerk?

Erfolgt die Erfassung der Arbeitszeiten digital, hat das gleich mehrere Vorteile. 

  • Unübersichtliches Papierchaos fällt weg
  • Stundenzettel gehen nicht mehr verloren
  • Kein aufwendiges Ausdrucken, Aushändigen und Abheften mehr
  • Nachhaltige Büroarbeit
  • Aufbewahrungsfristen werden dank digitaler Speicherorte zum Klacks

Wo beginnt die Arbeitszeit und wo endet sie im Handwerk?

Da für eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung die tatsächliche Arbeitszeit täglich genaustens erfasst werden muss, zählen zur Arbeitszeit im Handwerk der Arbeitsbeginn, etwaige Überstunden sowie das Ende der Arbeitszeit

Dank der integrierten Zeiterfassung in ToolTime erfassen Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per Klick einfach und schnell in einer App. Stop-and-Go – einfacher geht es kaum!

Wer ist von der digitalen Zeiterfassung befreit?

Von der digitalen Zeiterfassungspflicht ausgenommen sind:

  • Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern.
  • Unternehmen, für die Tarifparteien abweichende Vereinbarungen getroffen haben.

Diese Regelungen berücksichtigen die unterschiedlichen Kapazitäten und Bedürfnisse von Betrieben sowie die Möglichkeit für spezifische Branchenvereinbarungen.

Wann wird die elektronische Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung im Handwerk steht im Raum, doch ein konkretes Datum, ab wann diese Pflicht gelten wird, bleibt bisher unbestimmt. Die Unsicherheit rührt daher, dass der Gesetzesentwurf, welcher die elektronische Erfassung der Arbeitszeit vorsieht, bislang nicht verabschiedet wurde. Trotz dieser Unklarheit ist es sehr wahrscheinlich, dass der Gesetzesentwurf letztlich in Kraft treten wird, was die Notwendigkeit unterstreicht, sich als Handwerksbetrieb auf diese Veränderung vorzubereiten. Die genauen Details und der Zeitpunkt des Inkrafttretens sind noch abzuwarten. Entscheidungsträger sind sich jedoch einig, dass sie sinnvoll wäre.

Ist die Arbeitszeiterfassung in Österreich und der Schweiz Pflicht?

Auch in Österreich und der Schweiz gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon lange, jedoch gibt es keine Richtlinien in Hinblick auf die Form. Sie kann also sowohl in Papierform erfolgen als auch digital. Die Entscheidung liegt bei den Unternehmen.

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