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Zeiterfassung per App im Handwerk - Handwerker schaut auf sein Smartphone

Arbeitszeiterfassung 2023 - das ändert sich im Handwerk

Moritz Gneißinger

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit 2019 für alle Arbeitgeber in der EU. Das bedeutet, dass auch eine Zeiterfassung im Handwerk für alle Beschäftigungsarten verpflichtend ist. Ab 2023 soll sie ausschließlich in elektronischer Form umgesetzt werden, heißt es in zahlreichen Falschmeldungen. Wir erklären Dir, worauf Du achten musst und welche Richtlinien wirklich aktuell gelten.

In diesem Artikel

Arbeitszeiterfassung im Handwerk ist Pflicht

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht für alle Arbeitsverhältnisse – und zwar in der ganzen EU. Das entschied der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) 2019. Seit 2022 ist dieses Gesetz auch in Deutschland wirksam und soll 2023 mit der Pflicht zur elektronischen Umsetzung ergänzt werden, heißt es in einigen Falschmeldungen. Fest steht: In 2023 gibt es noch keine Pflicht zur rein digitalen Zeiterfassung. Das heißt weiterhin: Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitszeit erfassen und Arbeitgeber müssen dafür ein entsprechendes System bereitstellen. Diese Dokumentation darf aber sowohl in Papierform als auch in digitaler Form umgesetzt werden. Wer aber auf Nummer Sicher gehen möchte, kann schon jetzt aktiv werden und sich um eine digitale Lösung bemühen. Denn: Am 19.4.2023 hat das Arbeitsministerium in einem Gesetzesentwurf die Pflicht der elektronischen Zeiterfassung vorgeschlagen.

Arbeitsrecht in Deutschland

Arbeitnehmer dürfen am Tag höchstens 8 Stunden arbeiten. 10 Stunden sind möglich, wenn die durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit innerhalb eines halben Jahres 8 Stunden beträgt.

Ab einer täglichen Arbeitszeit von 6 Stunden müssen Arbeitnehmer mindestens 30 Minuten Pause machen. Ab 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten.

Schon vorher mussten Arbeitgeber Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen erfassen. Dies gilt zum Schutz der Arbeitnehmer, denn bei Mehrarbeit oder Arbeit an Ruhetagen steht diesen ein Ausgleich zu. Nach dem neuen Gesetz zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber in Deutschland nun die gesamte Arbeitszeit dokumentieren.

Für viele Gewerbe ist diese Zeiterfassung der Arbeitszeit nicht neu. Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und dem Mindestlohngesetz (MiLoG) war es schon vorher Pflicht, die Arbeitszeiten für bestimmte Branchen oder Beschäftigungen zu erfassen und zu dokumentieren.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Österreich 

In Österreich ist die Arbeitszeiterfassung schon lange Pflicht. Eine Besonderheit der österreichischen Gesetzgebung: Liegt ein Dienstplan oder ein Schichtplan vor, entfällt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Allerdings können Prüfstellen im Nachhinein Stundennachweise verlangen.

Erfahre, wie Du auch in Österreich bei Prüfungen alles nachweisen kannst – mit der Handwerkersoftware von ToolTime

Das ändert sich 2023 bei der Arbeitszeiterfassung

Für viele Arbeitgeber war nach dem Entscheid des Bundesarbeitsgerichts vom 13.9.2022 noch unklar, wie genau die Arbeitszeiterfassung aussehen soll. Der Gesetzgeber schaffte deshalb klare Richtlinien für 2023. In diesen heißt es: 

  • Die tatsächliche Arbeitszeit muss täglich genaustens erfasst werden. Dazu zählen Arbeitsbeginn, Pausen, Überstunden und das Ende der Arbeitszeit. 
  • Die Entscheidung, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung stattfindet, liegt beim Arbeitgeber. Es gibt also derzeit keine Vorschrift für eine rein digitale Zeiterfassung.
  • Vertrauensarbeitszeiten bleiben bestehen. Demnach haben Arbeitgeber weiterhin die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung durch ihre Arbeitnehmer vornehmen zu lassen.
  • Keine Zeiterfassungspflicht für leitende Arbeitnehmer: Leitende Angestellte, die z. B.  eigenständig über die Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern entscheiden, unterliegen nicht der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Das passiert bei falscher Arbeitszeiterfassung

Zum einen ist die korrekte Zeiterfassung Deiner Mitarbeiter wichtig für Deinen Betrieb: Wenn Du Projektstunden genau erfasst, kannst Du Deine Arbeit zukünftig viel besser planen.

Zum anderen sind die EU-Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung Gesetz und die Arbeitszeitnachweise seit 2022 auch in Deutschland Pflicht. Das heißt, dass Du Dich zukünftig strafbar machst, wenn Du die Zeiten Deiner Mitarbeiter nicht sorgfältig dokumentierst und aufbewahrst – etwa per Stundenzettel.

Gerade im Baugewerbe kann es vorkommen, dass Du vom Zoll kontrolliert wirst. Dieser kann im Zuge des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) Einsicht in Arbeitszeiterfassungen verlangen.

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist der Nachweis der Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter. Dieser ist im Handwerk, ob als SHKler oder Elektriker, immer noch weitverbreitet. Er dient der Rechnungsstellung über die erbrachten Leistungen beim Kunden, aber auch der Lohnabrechnung. Üblicherweise füllen die Mitarbeiter ihren Stundenzettel selbst aus. Dafür stellst Du ihnen meist einen Zettel aus Papier zur Verfügung, den Deine Mitarbeiter nach getaner Arbeit wieder bei Dir abgeben. Eine Unterschriftspflicht gibt es übrigens nicht.

Natürlich sind Stundenzettel auf Papier gültig, aber sehr anfällig für Fehler. Viel einfacher und schneller geht es digital. Setzte bereits jetzt auf digitale Stundenzettel und erspar Dir den undurchsichtigen Papierkram.

Erfahre mehr zu der ToolTime Stundenzettel-App und Handwerkersoftware hier

Wie muss ein Stundenzettel aussehen?

Der Stundenzettel muss einige Informationen enthalten, um die Stundenerfassung korrekt darzustellen. Manche sind umfangreicher (etwa wenn ein Nachweis über Material verpflichtend ist), andere benötigen nur die Grundinformationen. Das sind:

  • Der Name des Mitarbeiters
  • Datum der geleisteten Stunden
  • Ort
  • Auftraggeber (Chef oder Unternehmen)
  • Arbeitsbeginn und -ende
  • Pausen
  • Gesamtarbeitszeit

Aufbewahrungspflicht: Welche Fristen gelten für Stundenzettel?

Für viele Dokumente, Unterlagen und Daten gelten nach dem Arbeits- sowie Steuer- und Sozialversicherungsrecht Fristen für die Aufbewahrung. Innerhalb dieser Zeiten muss der Arbeitgeber immer Zugriff haben.

Folgende Fristen gelten im deutschsprachigen bzw. DACH-Raum:
  • Deutschland: 2 Jahre
  • Österreich: 1 Jahr
  • Schweiz: 5 Jahre

Gewappnet für die Zukunft mit ToolTime

Auch wenn die digitale Zeiterfassung noch nicht Pflicht ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie kommen wird. Sei für die Zukunft gewappnet und sorge schon jetzt mit ToolTime für eine digitale Arbeitszeiterfassung in Deinem Betrieb. 

Durch die integrierte Zeiterfassung in der ToolTime App müssen Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht mehr manuell eintragen oder eine zusätzliche App verwenden.

Verzichte schon jetzt auf lästige Stundenzettel, die schnell verloren und vergessen sind! Mit ToolTime brauchst Du nur noch ein System für alle betrieblichen Prozesse.

Und das Beste an ToolTime …

Deine Büroarbeit erledigt sich fast von allein – egal, ob als Maler, Gebäudereiniger oder Elektriker. Das Programm besteht aus einer Software für Dein Büro und einer mobilen App für Deine Mitarbeiter. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Arbeit auf der Baustelle dokumentieren – und das alles online. Verliere nie wieder Dokumente aus Papier und erhalte endlich mehr Zeit für Deinen Betrieb.

Zeiterfassung per App

Stundenzettel aus Papier bringen Dir einige Nachteile, denn sie:

  • führen bei großer Anzahl zu unübersichtlichem Papierchaos
  • gehen im schlimmsten Fall verloren
  • zehren an Deiner Arbeitszeit (ausdrucken, aushändigen, sortieren, abheften)
  • verursachen Papierkosten
  • sind nicht nachhaltig (außer es handelt sich um Recyclingpapier)
  • müssen innerhalb der Aufbewahrungsfristen aufwendig gelagert werden

Zeiterfassung per App mit ToolTime
Mit der ToolTime App erfassen Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit nur wenigen Klicks

ToolTime ist gleichzeitig Arbeitszeit-App und Stundenzettel-App. Zum einen erfassen Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit schnell mit wenigen Klicks:

  • Stoppuhr starten, pausieren oder beenden
  • Arbeitszeit oder Pausen ganz einfach nachtragen

Zum anderen musst Du Dich nicht mehr mit Stundenzetteln aus Papier und ihrer Aufbewahrung herumschlagen. ToolTime speichert die Daten online – DSGVO- und GoBD-konform. Das spart wertvolle Zeit, die Du in wichtige Dinge stecken kannst. Schluss mit der Zettelwirtschaft und langer Suche.

ToolTime: Die Zeiterfassungs-App fürs Handwerk

Interesse geweckt? Kostenlose Demo buchen!

Vereinbare jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Demo-Termin. Unsere Handwerkersoftware ist für alle Handwerksbetriebe geeignet – egal, ob SHK, Gebäudereiniger oder Elektriker. Gerne beraten wir Dich und beantworten Dir alle offenen Fragen.

FAQs

Was ändert sich 2023 bei der Zeiterfassung im Handwerk?

Ab 2023 muss täglich die genaue Arbeitszeit erfasst werden. Inklusive Arbeitsbeginn, Pausen, Überstunden und das Ende der Arbeitszeit. Die Entscheidung, ob die Zeiterfassung elektronisch oder in Papierform erfolgt und von welcher Person, liegt bei dem Arbeitgeber. 

Welche Vorteile hat die digitale Zeiterfassung im Handwerk?

Erfolgt die Erfassung der Arbeitszeiten digital, hat das gleich mehrere Vorteile. 

  • Unübersichtliches Papierchaos fällt weg
  • Stundenzettel gehen nicht mehr verloren
  • Kein aufwendiges Ausdrucken, Aushändigen und Abheften mehr
  • Nachhaltige Büroarbeit
  • Aufbewahrungsfristen werden dank digitaler Speicherorte zum Klacks

Ist die Arbeitszeiterfassung in Österreich Pflicht?

Auch in Österreich gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, jedoch entfällt diese, wenn entsprechende Dienstpläne vorliegen oder ein Schichtplan die Zeiten sachgerecht dokumentiert. 

Wo beginnt die Arbeitszeit und wo endet sie im Handwerk?

Da für eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung die tatsächliche Arbeitszeit täglich genaustens erfasst werden muss, zählen zur Arbeitszeit im Handwerk der Arbeitsbeginn, etwaige Überstunden sowie das Ende der Arbeitszeit

Dank der integrierten Zeiterfassung in ToolTime erfassen Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per Klick einfach und schnell in einer App. Stop-and-Go – einfacher geht es kaum!

Ist eine digitale Zeiterfassung Pflicht im Handwerk?

Aktuell liegt noch keine Pflicht zur digitalen Zeiterfassung im Handwerk vor. Allerdings gibt es einen Gesetzesentwurf, der genau dies vorsieht. Es lohnt sich daher, sich bereits um eine geeignete Zeiterfassungs-App zu kümmern. 

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