Ob Material, Leistung oder Fahrtkosten, in fast jeder Rechnung steckt die Mehrwertsteuer. Auch im Handwerk ist es wichtig, dass Du sie korrekt berechnest und ausweist, denn Fehler können zu Problemen mit dem Finanzamt führen oder dazu, dass Deine Kunden den Vorsteuerabzug nicht nutzen können.
Gleichzeitig gibt es einige Sonderregelungen, die Du kennen solltest: vom Reverse-Charge-Verfahren bis zur Kleinunternehmerregelung. In diesem Beitrag erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du die Mehrwertsteuer richtig kalkulierst – und wie ToolTime Dich dabei unterstützt.
Mehrwertsteuer vs. Umsatzsteuer: Was ist der Unterschied?
Im Alltag werden beide Begriffe oft wild abwechselnd verwendet. Doch ist die Mehrwertsteuer die Umsatzsteuer oder gibt es da doch Unterschiede? Technisch gesehen, ist die Umsatzsteuer der richtige Fachbegriff. Die Mehrwertsteuer ist das, was Deine Kunden zahlen, wenn sie eine Rechnung erhalten. Du als Unternehmer reichst die vereinnahmte Steuer dann ans Finanzamt weiter – abzüglich der Umsatzsteuer, die Du selbst bei Einkäufen gezahlt hast (Vorsteuer).
Welche Mehrwertsteuersätze gelten im Handwerk?
Gemäß Umsatzsteuergesetz gibt es in Deutschland zwei Steuersätze:
- Den Regelsteuersatz mit 19 Prozent
- Den ermäßigten Steuersatz mit 7 Prozent
Der ermäßigte Steuersatz ist vom Gesetzgeber eine Art Ausnahme für bestimmte Leistungen und Produkte. In den meisten Fällen geht es bei Handwerksbetrieben um den Regelsteuersatz. Einzig Gebäudereinigungskosten im Inneren unterliegen der Umsatzsteuer mit 7 Prozent.
Wie berechnet man die Mehrwertsteuer korrekt?
Die Berechnung der Mehrwertsteuer ist im Grundsatz einfach – vorausgesetzt, Du kennst den Netto-Betrag Deiner Leistung oder Lieferung. Der Netto-Betrag ist der Preis ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird darauf prozentual aufgeschlagen und ergibt zusammen mit dem Nettopreis den Brutto-Betrag, den Dein Kunde tatsächlich zahlt.
Auf der Rechnung werden alle Einzelpositionen als Nettobeträge angeführt. Die Umsatzsteuer berechnest Du dann getrennt. Am Ende kommt der Gesamtbetrag (brutto).
Pflichtangaben auf Handwerkerrechnungen
Damit Deine Rechnung rechtlich korrekt ist und damit Deine Kunden auch tatsächlich die Vorsteuer abziehen können, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift von Deinem Kunden und von Dir
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum oder Zeitraum
- Genaue Beschreibung der Leistung
- Netto-Beträge, Steuersatz und Steuerbetrag
- Brutto-Endbetrag
Reverse-Charge-Verfahren und Kleinunternehmerregelung
Das Reverse-Charge-Verfahren greift immer dann, wenn Du als Handwerksbetrieb Leistungen an ein anderes Unternehmen im EU-Ausland erbringst. In diesen Fällen gilt die Grundregel: Die Umsatzsteuer wird im Land des Auftraggebers fällig, also dort, wo Dein Kunde seinen Unternehmenssitz hat. Du selbst stellst die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Die Steuer wird vom Leistungsempfänger in seinem Land berechnet und ans Finanzamt abgeführt. Damit entfällt für Dich die umständliche Anmeldung im Ausland.
In der Rechnung musst Du neben Deiner und der Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden auch den Hinweis ergänzen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (gemäß § 13b UStG).
Die gleiche Regelung gilt auch innerhalb Deutschlands für bestimmte Bauleistungen unter Unternehmern. Auch hier überträgt sich die Steuerschuld auf den Auftraggeber – Du darfst dann keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern musst den Reverse-Charge-Hinweis auf der Rechnung vermerken.
Für Kleinunternehmer gilt wiederum eine andere Regel: Sie sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit und dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Dafür ist der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf § 19 UStG erforderlich. ToolTime erkennt diese Sonderfälle automatisch und ergänzt die richtigen Hinweise auf Deinen Rechnungen.
Vorsteuerabzug – was bedeutet das für Handwerksbetriebe?
Gute Nachricht: Als umsatzsteuerpflichtiger Betrieb kannst Du die Umsatzsteuer, die Du selbst bei Einkäufen gezahlt hast, vom Finanzamt zurückholen – das ist der sogenannte Vorsteuerabzug.
Dafür musst Du folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Du bist umsatzsteuerpflichtig.
- Deine Eingangsrechnungen sind vollständig und korrekt.
- Du reichst fristgerecht eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ein.
So unterstützt Dich ToolTime bei der Mehrwertsteuerberechnung
Die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer kann im Handwerkeralltag schnell zur Herausforderung werden, besonders wenn es um wechselnde Steuersätze, Sonderregelungen oder unterschiedliche Kundenprofile geht. Genau hier setzt ToolTime an und sorgt dafür, dass Deine Rechnungen nicht nur professionell aussehen, sondern auch steuerlich einwandfrei sind.
Oder anders gesagt: ToolTime nimmt Dir bei der Mehrwertsteuerberechnung nicht nur Rechenarbeit ab, sondern hilft Dir dabei, professionell aufzutreten, rechtssicher zu arbeiten und Deine steuerlichen Pflichten effizient zu erfüllen – ganz ohne komplizierte Tabellen oder manuelle Korrekturen.
Fazit
Die korrekte Berechnung und Ausweisung der Mehrwertsteuer ist im Handwerk Pflicht, aber kein Hexenwerk. Wer sich an die Grundregeln hält, spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Mit ToolTime an Deiner Seite erledigst Du die Mehrwertsteuer ganz nebenbei, automatisch, fehlerfrei und gesetzeskonform.
FAQs
Welche Mehrwertsteuersätze gelten im Handwerk?
Was ist der Unterschied zwischen Netto und Brutto?
Was ist ein Vorsteuerabzug?
Was muss ich als Handwerker auf eine Rechnung schreiben?
Wie hilft mir ToolTime bei der Berechnung der Mehrwertsteuer?
