Tipps zur Reduzierung Deiner Betriebskosten

Einen Handwerksbetrieb erfolgreich zu führen, ist oft eine kostspielige Angelegenheit und mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Tariferhöhungen, Inflation, steigende Materialpreise und Fachkräftemangel erhöhen die laufenden Ausgaben und belasten die wirtschaftliche Stabilität. Besonders die Personalkosten, die in einigen Betrieben bis zu 80 Prozent ausmachen, schlagen stark zu Buche. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es daher entscheidend, die Betriebskosten im Blick zu behalten und wo möglich zu senken. Dazu zählen beispielsweise Miete, Werkzeug, Fuhrpark und Gehälter. Mit einer klugen Kostenkontrolle und der Nutzung steuerlicher Vorteile lassen sich finanzielle Spielräume schaffen. Wir haben die wichtigsten Tipps hierfür zusammengestellt.

1. Materialkosten senken

• Verschaffe Dir einen Überblick, was in den Betriebsräumen vorrätig ist und vermeide Doppelbestellungen.
• Führe einmal im Jahr eine Inventur durch.
• Kaufe nicht das Erstbeste, sondern nimm Dir Zeit, um Preise zu vergleichen.
• Handle mit Deinem Lieferanten einen Mengenrabatt aus, damit Du die Produkte günstiger erhalten und Deinen Kunden eine Rabattstaffelung anbieten kannst. So steigerst Du nicht nur die Kundenbindung, sondern Du erhöhst Deinen Absatz und Umsatz.
• Schließe Dich mit anderen Betrieben kurz und schau, ob eine Sammelbestellung von Materialien sinnvoll ist.
• Neben den wirtschaftlichen Faktoren ist auch die Handhabung relevant. Weise Deine Mitarbeitenden darauf hin, dass sie mit den Maschinen und Geräte sorgsam umgehen! Biete Schulungen im Umgang mit den Geräten an.
• Achte auf eine nachhaltige Entsorgung des Materials. So können Rohstoffe wiederverwertet werden und im besten Fall Einnahmen generieren.

2. Personalplanung effizient gestalten 

• Verschwende keine Ressourcen und setze Deine Mitarbeitenden clever ein, sodass alle Projekte flächendeckend gesichert sind und es keinen Leerlauf gibt – Personalausfälle können teuer werden.
• Nutze digitale Lösungen für die Personalplanung, um den Überblick zu behalten und flexibel agieren zu können. Hierzu zählen u. a. digitale Zeiterfassungssysteme, Auftragsübersichten, digitale Rechnungsstellung oder Baustellen-Apps. Auch digitale Kommunikationsmittel, wie eigene Kanäle für die Mitarbeitenden sind wichtig, um sich besser organisieren und koordinieren zu können.
• Bilde Deine Mitarbeitenden mithilfe von Workshops und Weiterbildungen weiter, um ihre Fähigkeiten auszuloten. Geschultes Personal arbeitet effizienter und motivierter und beugt einer hohen Fluktuation innerhalb des Handwerkbetriebes vor.
• Überprüfe externe Fördermittel im Hinblick auf Weiterbildungen.

3. Energiekosten verringern

• Schaffe ein Energiebewusstsein bei den Mitarbeitenden, denn bereits mit kleinen Mitteln können die Betriebsausgaben im Handwerk gesenkt werden. Dazu zählen beispielsweise: Computer ausschalten, Wasserverbrauch reduzieren oder die Heizung herunterdrehen.
• Vergleiche die Preise der Energieversorger und wechsle diesen gegebenenfalls.
• Verbessere die Wärmedämmung in allen Gebäuden des Betriebs.
• Setze regenerative Quellen, wie beispielsweise Wärmepumpen, ein.
• Beauftrage einen Energieberater, der sich individuell mit Deinem Betrieb auseinandersetzt.

4. Fixkosten stets im Blick haben

• Fixkosten sind die Basis Deines Betriebes, daher musst Du diese regelmäßig überprüfen. Auch wenn die Auftragslage mal schlechter ist, Fixkosten müssen immer beglichen werden.
• Fixkosten entstehen zum Beispiel durch Versicherungen, Werkstattmieten, Arbeitskleidung oder den Fuhrpark. Vergleiche regelmäßig die Anbieter (für bspw. Strom oder Internet), kündige nicht benötigte Abonnements und überprüfe, ob Du die Räumlichkeiten des Betriebes effizient nutzen oder sogar Teile vermieten kannst.

Hier eine Beispielrechnung für die Reduzierung einzelner Fixkosten im handwerklichen Betrieb:

Werkstattmiete       

5. Maschinen regelmäßig warten

• Achte auf eine regelmäßige Maschinenwartung, damit Du Ausfällen und Reparaturen vorbeugen kannst – diese können nämlich hohe Kosten verursachen.
• Erhöhe die Lebensdauer der Maschinen und beuge teuren Neuanschaffungen vor.

6. Fuhrparkkosten überprüfen

• Stelle ein achtsames und kraftstoffsparendes Fahrverhalten der Mitarbeitenden sicher und kontrolliere regelmäßig die Fahrtenbücher und Führerscheine.
• Nutze Tankkarten, um Ausgabenlimits festzulegen und eine bessere Übersicht zu haben.
• Spare Zeit und Sprit durch eine optimierte Routenplanung.
• Wähle eine Versicherung, die zu Deinen Bedürfnissen passt und handle optimale Konditionen heraus. Halte auch nach guten Leasingangeboten Ausschau.

7. Werkstattmiete minimieren

• Passt die Fläche noch zum benötigten Bedarf? Eventuell können Teile untervermietet oder gemeinschaftlich genutzt werden, beispielsweise als Co-Working-Space.
• Ziehe einen Standortwechsel, z. B. in ein günstigeres Randgebiet in Betracht.
• Eventuell lohnt es sich, die Immobilie zu kaufen, statt nur zu mieten.

8. Digitalisierung forcieren

• Digitalisierte Prozesse sind aus einem erfolgreichen Handwerksbetrieb nicht mehr wegzudenken. Mache Gebrauch von Cloud-Lösungen oder Apps wie ToolTime für automatisierte Angebotserstellung, integrierte Buchhaltungs-Tools und digitale Kalender – so optimierst Du Termine, Ressourcen und Prozesse für Dein gesamtes Team.
• Professionalisiere Deine Website – Sie ist das Aushängeschild Deines Betriebs und generiert neue Kunden.
• Positioniere Dich auf Social Media, um Dein Leistungsspektrum zu bewerben und mit Deinen Kunden in Kontakt zu bleiben.
• Setze auch bei den Maschinen moderne Technik ein und arbeite mit Software, um Arbeitsabläufe zu automatisieren.

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9. Kooperationen erwägen

• Ziehe in Betracht, mit einem anderen Handwerksbetrieb zusammenzuarbeiten, so reduzierst Du nicht nur Kosten durch den gemeinsamen Einkauf, sondern Du erhöhst Dein Leistungsspektrum und wirst auf dem Markt attraktiver.
• Finanziell lohnt es sich zudem Kooperationen mit Zulieferern in Erwägung zu ziehen, damit Rohstoffe und Materialien günstiger werden.

Fazit

Um die Betriebsausgaben im Handwerk zu senken und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Egal, ob Du das Material sparsam nutzt, die Maschinen regelmäßig wartest, digitale Prozesse implementierst oder das Fuhrparkmanagement clever verwaltest – wenn alle Mitarbeitenden an einem Strang ziehen und die oben genannten Tipps Anwendung finden, können sie zum wirtschaftlichen Erfolg Deines Handwerkbetriebs beitragen.

FAQs: Antworten auf Deine Fragen zur Reduzierung der Betriebskosten

Wie können Materialkosten konkret gesenkt werden?

Einmal im Jahr sollte eine Inventur gemacht werden, um sich einen Überblick über das Material und die Lagerung zu verschaffen. Vergleiche Deine Preise und handle mit den Lieferanten Mengenrabatte aus, um die Kosten zu verringern. Achte darauf, dass alle Mitarbeiter sorgfältig mit den Maschinen und Werkzeugen umgehen und biete gegebenenfalls Schulungen an. Zudem kann eine nachhaltige Entsorgung der Materialien Kosten sparen, da viele Wertstoffe recycelt werden können.

Warum sind die Fixkosten so relevant, um Betriebskosten einzusparen?

Die Fixkosten sind der Dreh- und Angelpunkt des Handwerksbetriebes und enorm relevant für seine wirtschaftliche Stabilität. Wie der Begriff schon sagt, sind Fixkosten fixe Kosten, die jeden Monat bezahlt werden müssen – unabhängig von der Auftragslage. Behalte diese Kosten ständig im Blick und vergleiche Preise, Anbieter, Konditionen. Jeder Cent, der bei den Fixkosten gespart wird, fließt in die Gewinnsumme des Betriebes ein.

Lohnt es sich, in digitale Tools zu investieren?

Der Einsatz von digitalen Tools wie ToolTime kann langfristig viel Geld sparen, da die Prozesse optimiert werden. Sie können beispielsweise den Lagerbestand digital erfassen und die Lieferzeiten für die Kunden deutlich verkürzen. Durch den Einsatz von digitalen Kommunikationstools können die Arbeitsmodelle der Mitarbeitenden deutlich flexibler gestaltet werden. Auch administrative und komplexe buchhalterische Aufgaben kannst Du mithilfe von professionellen Programmen lösen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Was kann jeder einzelne Mitarbeiter tun, um die Betriebskosten zu reduzieren?

Die Mitarbeiter sind der Motor eines jeden Handwerksbetriebs. Sie sollten hinsichtlich des sorgsamen Umgangs mit Ressourcen ordentlich geschult werden. Auch mit kleinen Mitteln, wie beispielsweise der Reduzierung des Wasserverbrauchs, können bereits große Wirkungen erzielt werden. Zudem sollten die Mitarbeiter sich beim Thema Kostenreduzierung einbringen können, da sie bei den Kunden vor Ort sind und die Arbeitsprozesse am besten kennen. Ein sorgsamer Umgang mit Maschinen und Werkzeugen ist generell unerlässlich, damit nicht so häufig Neuanschaffungen getätigt werden müssen.

Wie kann ich die Fuhrparkkosten reduzieren?

Achte auf gute Leasingangebote und vergleiche auch hier Preise. Halte die Fahrzeuge gut in Schuss, achte auf eine kraftstoffsparende und umsichtige Fahrweise bei den Mitarbeitenden. Optimiere die Fahrten durch eine digitale Routenplanung und denke grundsätzlich darüber nach, die Fahrzeugflotte zu verkleinern. Fahrtenbücher und Tankkarten helfen, um hier eine bessere Übersicht zu bekommen.