Wenn Du einen Handwerksbetrieb gründest oder bereits führst, stellst Du Dir vielleicht die Frage: Muss ich eigentlich Umsatzsteuer berechnen oder kann ich mir das sparen? Für viele kleine Betriebe ist die Kleinunternehmerregelung ein guter Einstieg, um Bürokratie und Aufwand zu reduzieren.
In diesem Beitrag erfährst Du, wie die Regelung nach § 19 UStG funktioniert, was sich ab Januar 2025 bei der Regelung geändert hat, worauf Du bei der Rechnungslegung als Kleinunternehmer achten musst und natürlich, wie Dir ToolTime bei diesem Thema helfen kann.
Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine spezielle Regelung für kleine Betriebe. Durch diese Regelung müssen die entsprechenden Betriebe keine Umsatzsteuer ausweisen und damit auch keine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Das soll den Verwaltungsaufwand für kleine Unternehmen reduzieren.
Wenn Du mit Deinem Handwerksunternehmen die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst, bleibst Du beim Thema Umsatzsteuer außen vor. Das heißt aber auch, dass Du bei Deinen Ausgaben keine Vorsteuer geltend machen kannst.
Neue Grenzen seit 2025: Welche Unternehmer dürfen Kleinunternehmer sein?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen für jene Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen können. Konkret sehen die Grenzen wie folgt aus:
- Im Vorjahr darf der tatsächliche Umsatz maximal 25.000 Euro betragen.
- Im aktuellen Jahr darf der Umsatz bei maximal 100.000 Euro liegen.
Die bisherigen Grenzen lagen bei 22.000 Euro und 50.000 Euro. Die neuen Umsatzgrenzen gelten für alle bestehenden und neuen Kleinunternehmer gleichermaßen.
Welche Auswirkungen hat die Kleinunternehmerregelung bei der Rechnungslegung?
Wenn Du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darfst Du auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss auf der Rechnung neben den Pflichtangaben folgender Hinweis stehen: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Zusätzlich muss die Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name & Adresse (von Dir und Deinem Kunden)
- Beschreibung der erbrachten und verrechneten Leistungen
- Bruttobetrag
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Vor- und Nachteile für Handwerksbetriebe
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung überhaupt für Dein Handwerksunternehmen? Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, die sich in unterschiedliche Vor- und Nachteile aufteilen:
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
- Keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen
- Weniger bürokratischer Aufwand
- Keine monatlichen oder vierteljährlichen Meldungen
Nachteile der Kleinunternehmerregelung
- Kein Vorsteuerabzug bei Investitionen
- Begrenzung durch Umsatzgrenzen
- Womöglich weniger professionelles Image bei B2B-Kunden
Was muss man rund um die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beachten?
Wenn man ein Gewerbe beim Finanzamt anmeldet, passiert das mittlerweile über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Dieser Fragebogen ist ein eigenes Formular bei ELSTER und umfasst 23 Seiten. Auf der 18. Seite geht es um die Angaben zur Umsatzsteuer.
Hier wirst Du nach Deinem geschätzten Umsatz im Jahr der Betriebseröffnung und im Folgejahr gefragt. Achte darauf, dass Du hier die oben schon erwähnten Grenzen von 25.000 Euro und 100.000 Euro nicht überschreitest. Danach folgt die konkrete Frage nach der Kleinunternehmerregelung. Dort kannst Du auswählen, ob Du diese Regelung nutzen möchtest oder ob Du darauf verzichtest.
Unterjähriger Wechsel zur Regelbesteuerung
Was passiert, wenn Du die 100.000-Euro-Grenze überschreitest? Dann wird es Zeit für den Wechsel zur Regelbesteuerung, sprich für die Umstellung auf die Umsatzbesteuerung. Dieser Wechsel kann auch unterjährig passieren. Sobald Dein Umsatz mehr als 100.000 Euro beträgt, wechselt Dein Unternehmen automatisch von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung. Doch keine Sorge, die Umsätze, die bis dahin zusammen gekommen sind, bleiben steuerfrei. Nur der Umsatz, der nach dem Überschreiten der Grenze erzielt wurde, wird auch umsatzbesteuert.
Europäische Kleinunternehmerregelung
Wenn Du auch Kunden hast, die im EU-Ausland zu Hause sind, kannst Du unter bestimmten Umständen auch die EU-weite Kleinunternehmerregelung nutzen. Seit dem 1. Januar 2025 ermöglicht diese neue EU-Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung) erstmals eine grenzüberschreitende Steuerbefreiung für Kleinunternehmer innerhalb der EU.
Unternehmer mit Sitz in Deutschland können diese Sonderregelung künftig auch für Umsätze in anderen EU-Staaten nutzen – sofern ihr Gesamtumsatz EU-weit im laufenden und im vorherigen Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Ziel ist eine vereinfachte Abwicklung der Umsatzsteuerpflicht bei geringem grenzüberschreitenden Umsatzvolumen. Teilnehmende Unternehmer sind verpflichtet, vierteljährlich fristgerecht Umsatzmeldungen abzugeben, selbst bei Nullumsätzen, und entsprechende Aufzeichnungen zehn Jahre lang vorzuhalten.
So unterstützt Dich ToolTime
Als Kleinunternehmer im Handwerk willst Du Dich bestimmt aufs Wesentliche, auf Deine Arbeit, Dein Können und Deine Kunden konzentrieren. ToolTime hilft Dir genau dabei, indem Du mit der smarten Software Deine Planung, die Zeiterfassung und die Ausstellung Deiner Rechnungen – in dem Fall ohne Umsatzsteuer – optimal und mit minimalem Aufwand erledigen kannst.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung erleichtert vielen Handwerksbetrieben vor allem beim Start das organisatorische Leben, insbesondere, wenn der Umsatz noch überschaubar ist und wenn noch keine größeren Investitionen nötig sind. Mit den neuen Grenzen und der EU-weiten Kleinunternehmerregelung seit 2025 ist diese Regelung noch attraktiver geworden.
Und auch wenn Du im Lauf der Zeit die Umsatzgrenze überschreiten solltest, passiert der Umstieg auf die Regelbesteuerung ganz automatisch. Wenn Du dann auch noch auf ein Tool wie ToolTime setzt, bist Du bestens gerüstet.
FAQs
Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer ab 2025?
Was passiert, wenn ich über die Grenze komme?
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
