Anwendungsbereich
Diese Verfahrensordnung beschreibt die Grundsätze der Bearbeitung von Meldungen zu potentiellen Missständen in unserem eigenen Geschäftsbereich und den Lieferketten. Sie ist für die im Beschwerdeverfahren eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbindlich. Grundsätzlich gelten die in dieser Verfahrensordnung beschriebenen Prozesse, sofern die in dieser Verfahrensordnung beschriebenen offiziellen Meldekanäle genutzt werden.
Das Beschwerdeverfahren dient der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen auf potentielle Missstände; es dient nicht der Bearbeitung von etwaigen leistungsbezogenen Kundenanliegen / Kundenbeschwerden. Derartige Anliegen sind an die für die Betreuung des jeweiligen Kunden verantwortlichen Ansprechpartner zu richten.
Einleitung & Ablauf des Verfahrens
Im Falle eines (potentiellen) Missstandes haben sowohl unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch externe Dritte die Möglichkeit, sich direkt an den Menschenrechtsbeauftragten und / oder den vom Konzernbetriebsrat benannten Ansprechpartner (beide im Folgenden auch: „Beschwerdestelle“) zu wenden. Die jeweiligen Kontaktdaten (E-Mail / Telefon / Postadresse) hierfür sind auf www.tooltime.de/legal/lieferkettengesetz/Kontaktdaten benannt.
Die Beschwerdestelle nimmt die Beschwerde entgegen, dokumentiert sie und bestätigt gegenüber der hinweisgebenden Person den Eingang.
Im ersten Schritt wird sodann die Plausibilität / Stichhaltigkeit geprüft; Ziel ist die Klärung der Frage, ob die Beschwerde / der Hinweis unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Sofern eine Kontaktaufnahme zu der hinweisgebenden Person möglich ist, wird bei entsprechendem Bedarf der Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person erörtert. Dies beinhaltet insbesondere die Klärung etwaiger Verständnisfragen bzw. die Einholung weiterer, zur Bewertung erforderlicher Informationen, um ein besseres Verständnis des Sachverhalts zu gewinnen. Im Falle einer Einstellung des Verfahrens erfolgt ein Hinweis an die hinweisgebende Stelle.
Sofern hinreichende Anhaltspunkte bestehen, dass es zu Regelverletzungen kommt oder in der Vergangenheit gekommen ist, wird im zweiten Schritt geprüft, welche konkreten Untersuchungs- bzw. Aufklärungsmaßnahmen erforderlich sind.
Abhängig von den Ergebnissen, die sich aus diesem zweiten Schritt ergeben, werden in einem möglichen dritten Schritt unternehmerische Entscheidungen getroffen, um auf einen eventuell festgestellten Missstand angemessen zu reagieren, und bei Missständen im eigenen Geschäftsbereich Gegenmaßnahmen zur Vermeidung zukünftiger weiterer Verstöße umgesetzt.
Die hinweisgebende Person wird über den zeitlichen Verlauf des Verfahrens und ihre Rechte in Bezug auf den Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund der Nutzung des Beschwerdeverfahrens informiert.
Vertraulichkeit
Die Beschwerdestelle und etwaige weitere in das Beschwerdeverfahren eingebundene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter behandeln die ihnen erlangten Informationen grundsätzlich vertraulich. Die Identität der hinweisgebenden Person wird, soweit dies gewünscht und gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt.
Schutz der hinweisgebenden Person vor nachteiligen Auswirkungen
Benachteiligungen, Einschüchterungen, Anfeindungen und / oder sonstige Vergeltungsmaßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person sind unzulässig, werden nicht toleriert und im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten bis hin zur Beendigung des jeweiligen Arbeitsverhältnisses (im eigenen Geschäftsbereich) bzw. zur Beendigung der Geschäftsbeziehung (bei Zulieferern) sanktioniert.
Gleiches gilt für die Beeinträchtigung oder Behinderung von Untersuchungen, insbesondere die Beeinflussung von Zeugen und die Unterdrückung oder Manipulation von Unterlagen oder anderen Beweismitteln.
Bei Hinweisen auf derartige Maßnahmen ist unverzüglich die Beschwerdestelle einzuschalten.
Die hinweisgebende Person und Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen an Untersuchungen mitwirken, werden durch das Unternehmen bestmöglich im Rahmen der dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten vor Diskriminierung und Repressalien geschützt.
Kosten
Das Beschwerdeverfahren selbst ist für die hinweisgebende Person kostenfrei. Ein Ersatz etwaig in Zusammenhang mit dem Beschwerdeverfahren stehender Kosten (wie die Kosten einer Rechtsberatung) erfolgt nicht.
Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft, beispielsweise wenn wir mit einer wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen müssen.
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